ビジネスメールの返信が遅れた時のお詫びは、こう対処する

ビジネスメールの返信が遅れた時のお詫びは、こう対処する
仕事でメールのやり取りをしている時に

「しまった、忘れていた!」
「言いにくいから、つい先延ばしに…」

このような形で、先方からいただいたメールに対する返信が迅速に行えなかったことはないでしょうか?
ですが、ビジネスメールである以上、そのままにするわけにはいきません。
メールへの返信が遅れた時、どのようにお詫びをすればスマートなのでしょう?

気がついたら「すぐ」が理想

返信しなければいけないメールの存在に気づいた時は、できるだけ早く返信をするようにしましょう。
「すぐ返す」は当たり前のことではありますが、そのきまりの悪さゆえに返信がどうしても後回しになりがちです。
とは言え、気づいた直後が最も早いタイミングである以上、先延ばしにすることなく即時の返信を心がけましょう。
「今、返信すれば、気まずさは最低限に抑えられる」というわけです。

遅れたことに対して、まずはお詫び

メールの返信が遅れたのは事実なので、まずは謝罪の言葉から。

  • 返信が遅れたことをお詫び申し上げます。
  • ○○様からいただいたメールへの返信が遅れてしまい、申し訳ありません。

このように遅れたことに対するお詫びをするのが、まず最初です。
ここでよくやりがちなのが、別のことについてもお詫びの言葉を入れてしまうというもの。
ですが、メールの返信が遅かったこと以外にあなたの落ち度はありません。
メールの返信が遅れた場合は遅れたことについてのみ謝り、それ以外のことについては書かないようにしましょう。

そして、メールの返信が遅れた理由については特に必要がある場合を除き、書かないことをおすすめします。
先方にとってあなたからの返信が遅れた事実のみがあり、その理由は重要ではありません。
また、言葉の選び方や文章の書き方によっては、メールの返信が遅れた理由が言い訳とも取られかねません。
従って、遅れたことについての説明は避けるのが望ましいです。

お詫びをした後の文面は通常通りで

お詫びが終わった後は、本来返答するべき用件に入ります。
これより以降は通常の文面で問題ありません。
通常のやり取りと変わりなく行えば大丈夫です。

メールの返信が遅れた場合は謝罪の文面が入っているので、この時点でメールの文面がすでに長くなっています。
いつも以上に簡潔に、過不足なく用件を伝えることに徹してください。
文面に不備がありさらにやり取りが発生するなど、二重、三重のミスを出さないよう細心の注意を払いましょう。

まとめ

ビジネスメールの返信が遅れた時のお詫びは、こう対処する
メールの返信が遅れたお詫びをするのは、先ほども書いた通り気まずいものです。
ですが、実生活でのことを思い出せば「すぐに謝る」がベストな選択であることがお分かりかと思います。
あなたの非は素直に認め、率直な言葉を用いてすぐに謝罪をしましょう。

逆の立場になった時のことを考えると、メールの返信が遅れたことに対して過剰に反応したケースは少なかったのではないでしょうか?
なので、必要以上にビクビクすることなく「気がついたら、すぐに返信」をキーワードにしてください。

さらに、どうしても時間が取れなくてお客様やお取引先からいただいたメールへの返信が遅れがちな方は、事務代行の導入をご検討ください。
返信するのに必要なキーワードさえお伝えいただければ、失礼のないきちんとした文章に仕上げて先方へ返信いたします。
「返事をしなければいけないけれども、文章を考える時間が取れない」という方は、ぜひ当社までお問い合わせください。
 

 

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