ビジネスメールの返信が遅れた時のお詫びは、こう対処する

ビジネスメールの返信が遅れた時のお詫びは、こう対処する
仕事でメールのやり取りをしている時に

「しまった、忘れていた!」
「言いにくいから、つい先延ばしに…」

このような形で、先方からいただいたメールに対する返信が迅速に行えなかったことはないでしょうか?
ですが、ビジネスメールである以上、そのままにするわけにはいきません。
メールへの返信が遅れた時、どのようにお詫びをすれば最小限の影響で済ませることができるのでしょうか?

ビジネスメールの返信が遅れた時の対応方法

ビジネスメールへの返信が遅れた際は、基本的に以下の図の流れで行います。

ビジネスメールの返信が遅れた時のお詫びは、こう対処する

詳細について、さらに説明していきます。

「メールの返信を忘れていた!」気がついたら「すぐ返信」が理想

返信しなければいけないメールの存在に気づいた時は、できるだけ早く返信をするようにしましょう。
「すぐ返す」は当たり前のことではありますが、そのきまりの悪さゆえに返信がどうしても後回しになりがちです。
とは言え、気づいた直後が最も早いタイミングである以上、先延ばしにすることなく即時の返信を心がけましょう。
「今、返信すれば、遅れた影響は最低限に抑えられる」というわけです。

また、返信が遅れたことに対するお詫びの気持ちを示すために、メールの件名に工夫をするのもいい方法です。
【お詫び】というフレーズを冒頭に入れるなど、方法は様々です。

メールの返信が遅れた時には、お詫びの言葉から書き始める

メールの返信が遅れたのは事実なので、まずは謝罪の言葉から。

  • 返信が遅れたことをお詫び申し上げます。
  • ○○様からいただいたメールへの返信が遅れてしまい、申し訳ありません。

このように遅れたことに対するお詫びをするのが、まず最初です。
「申し訳ない」という気持ちが確実に伝わる、短めの文章を心がけましょう。
具体的な書き方については、こちらを参考にしてください。

ビジネスメールの返信遅れに、遅れた理由や言い訳は不要

ここでよくやりがちなのが、別のことについてもお詫びの言葉を入れてしまうというもの。
ですが、メールの返信が遅かったこと以外にあなたの落ち度はありません。
メールの返信が遅れた場合は遅れたことについてのみ謝り、それ以外のことについては書かないようにしましょう。

そして、メールの返信が遅れた理由については特に必要がある場合を除き、書かないことをおすすめします。
先方にとってあなたからの返信が遅れた事実のみがあり、その理由は重要ではありません。
また、言葉の選び方や文章の書き方によっては、メールの返信が遅れた理由が言い訳とも取られかねません。
従って、遅れたことについての説明は避けるのが望ましいです。

休暇など、返信が遅れることが事前に分かっている場合の対処方法

休暇を取ることがあらかじめ決まっているのであれば、取引先など関係する各所へ事前に報告をしておくことが基本的な対策です。
メールを使ったコミュニケーションを定期的に行っているのであれば、「●日まで休暇を取ります」と先に一言断ること。
前もって知らせておくだけで、返信が遅れたことに対する気まずさを100パーセント防ぐことが可能です。

また、可能であれば休暇に入る前に

  • ●月×日まで休暇中であること
  • 返信は休暇明けに順に行うこと

という内容のメールを受信したメールに対して返す、自動返信メールをセットするのもおすすめ。
こうしておくことで、普段はコンタクトのない方からのメールが届いた際も安心です。

返信が遅れたお詫びをした後の文面は、通常通りに書けばよい

お詫びが終わった後は、本来返答するべき用件に入ります。
これより以降は通常の文面で問題ありません。
通常のやり取りと変わりなく行えば大丈夫です。

メールの返信が遅れた時にありがちな「くどくて、長い文章」はNG

メールの返信が遅れた場合は謝罪の文面が入っているので、この時点でメールの文面がすでに長くなっています。
先方にとって重要なのは返信内容そのものであり、「遅れて申し訳ありません」という言葉ではありません。
いつも以上に簡潔に、過不足なく用件を伝えることに徹してください。

メールの返信が遅れた時は、いつも以上に抜け・漏れ・ミスのない返信を心がける

また、文面に不備がありさらにやり取りが発生するなど、二重、三重のミスを出さないよう細心の注意を払いましょう。
返信が遅かった上にミスがあったとなると、ビジネスパーソンとしてのあなたの信頼が低下するのは避けられません。

記載ミスを起こしがちな

  • 人名や社名、地名といった固有名詞
  • 日時や曜日
  • 数量

これらの記載については、送信ボタンをクリックする前に念入りに確認を。
ほんの1分のチェックが、あなたをこれ以上の窮地に陥れることを防いでくれます。

まとめ

ビジネスメールの返信が遅れた時のお詫びは、こう対処する
メールの返信が遅れたお詫びをするのは、先ほども書いた通り気まずいものです。
ですが、実生活でのことを思い出せば「すぐに謝る」がベストな選択であることがお分かりかと思います。
あなたの非は素直に認め、率直な言葉を用いてすぐに謝罪をしましょう。

逆の立場になった時のことを考えると、メールの返信が遅れたことに対して過剰に反応したケースは少なかったのではないでしょうか?
なので、必要以上にビクビクすることなく「気がついたら、すぐに返信」をキーワードにして、次回からは先方から「返信はどうなっていますか?」と再度のお問いあわせを頂くことのないよう、迅速な対応を心がけてください。

 
ビジネスメールの返信が遅れた時の対処法は、以上です。
ですが、頂いたメールに対する返信をきちんとできるようになるためには、ここまでで書いてきたことに慣れるまでの長い時間が必要です。
さらに言えば、そもそも来たメールに対してもっと早く返信できた方がいいとは思いませんか?

  • ビジネスメールの文面に自信がない
  • デスクに向かう時間がなかなか時間が取れない

以上のような理由で、お客様やお取引先からいただいたメールへの返信が遅れがちではないでしょうか?
このような方は、事務代行の導入をご検討ください。
返信するのに必要なキーワードさえお伝えいただければ、失礼のないきちんとした文章に仕上げて先方へ返信いたします。

「返事をしなければいけないけれども、文章を考える時間が取れない」「ビジネスシーンにふさわしいメールの文章を書くのは苦手」という方は、ぜひ弊社までお問い合わせください。

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