電話対応に困っている社長さんの打つべき対策は、電話代行だけではない

ひとりや少人数で事業を行い、常駐の事務スタッフがいない場合によくある悩み。
それは、かかってきた電話に対する応対です。

たとえば

外出が多く、日中にオフィスへかかってきた電話に出られない
電話がしょっちゅうかかって来て、自分の仕事に集中できない

など。
「言われてみれば、そうだった！」となる方も多いのではないでしょうか？

また、事業内容によっては年中無休でカスタマーサポートを行わなければならない、といったケースもあります。
その場合は、営業時間帯以外にも対応ができるよう人員を確保しなければなりません。

ですが、これらの電話対応に関する問題を解決できる方法は、実はいくつか存在します。
その中でも、特に有効な方法は3つ。
コストのかからない順番で、ご紹介します。

1 電話対応の解決策１：電話で対応するのをやめる
2 電話対応の解決策２：電話代行会社に業務委託する
3 電話対応の解決策３：チャットボットの導入
4 まとめ

電話対応の解決策１：電話で対応するのをやめる

費用をかけずに電話に関する問題を解決できる、最も有効な方法は「電話を使わない」です。

あなたの顧客が、どのような連絡手段を好むのか？
また、業界のスタンダードにもよりますが、電話そのものを使わないというのは一考に値する対策です。

もしも、あなたのオフィスで電話が鳴らなくなくなったとしたら、どうなるでしょう？
少し想像してみてください。
きっと、スッキリとした気持ちになるのではないでしょうか？

電話というツールは、あなたの都合を問わずにいきなり飛び込んできます。
また、こちらで言及した通り

電話対応という業務は、どんどん減っている？

お客様窓口は電話からメール、そしてスマートフォンの普及に伴ってLINE（ライン）へと目まぐるしく移り変わっています。ですが、変化の激しさに気を取られて商品やサービスが疎かになるのは本末転倒です。どんどん変わっていくWeb上のツールに左右されることなく本業...

昨今は、電話そのものが敬遠される傾向が大きくなる一方です。

相手の都合に振り回され、そもそも使われなくなりつつある電話を使い続けるのか？
それとも、思い切って電話をやめるのか？
ちょうどよい機会ですので、考えてみるのもよいでしょう。

もしも「電話を一掃する」というのであれば、代わりの窓口が必要となるかもしれません。
その際の代替手段としては

メール
LINE（ライン）やTwitter、といった各種SNS

があります。
いずれの方法も導入時のコストさえかけてしまえば、運用面での費用はそれほど多くありません。

電話対応の解決策２：電話代行会社に業務委託する

諸般の事情でどうしても電話が必要である。
この場合は、電話対応そのものを外注することが有効な対策です。

ただ、電話代行サービス会社は数多くあり、どれを選べばいいのかが分かりにくいでしょう。
評価ポイントとしては

必要とする稼働時間帯や曜日
コール数（かかってきた電話に出ること）と料金の関係
オペレーターの品質

以上の3点を、まずは押さえてください。

特に、年中無休・24時間の電話対応が求められる業種の場合、専門のコールセンター事業者に依頼するのがベストです。
数は減りますが、対応可能な業者はいくつか存在します。

電話対応の解決策３：チャットボットの導入

最後にご紹介する解決策は、チャットボットの導入です。
主に大手企業のWebサイトにて、質問を入力すると回答が返ってくるシステムをご覧になったことがあるのではないでしょうか。

チャットボットの説明については、こちらをご覧ください。

チャットボットとは - 意味の解説｜ITトレンドのIT用語集

チャットボットとは - チャットボットの用語の意味をわかりやすく解説。ITトレンドのIT用語集では、他にも多くのIT用語を解説しています。

もしも、かかってくる電話の用件に一定のパターンがある場合、チャットボット導入を考慮に入れることは有効です。
チャットボットにそれらのパターンをインプットしておけば、その後は対応をお任せできます。

ただ、チャットボット導入にはまとまった費用が必要となるのがネックです。
しかし、無料で利用できるチャットボットもありますので、テストとして使うことから始めるとよいでしょう。

チャットボットが無料で使えるサービス比較！Webコンサルで活用 | IBNIP

無料で利用できるチャットボットのサービスを比較しています。チャットボットの導入には、一定の手間や費用がかかります。いきなり高額なサービスに手を出すのではなく、まずは無料のものを導入し、その使い心地や効果などを体験することをおすすめします。

まとめ

ここまでを読んで、

電話での対応からメールに変えても、結局は自分の時間を取られることは同じである
電話代行やコールセンター代行だと、決まりきった応対しかしてくれないのでは？
チャットボット導入の費用を捻出できない

あなたはおそらくこのように感じたのではないでしょうか？

それであれば、事務代行を導入してメール返信を任せるという手があります。
電話代行やコールセンターよりも柔軟に、チャットボットよりリーズナブルな費用でお客様への対応が可能です。

アージュスタイルの事務代行では、メールでの対応について独自のカリキュラムにて専門の知識を学んだスタッフが揃っております。
また、あなたのオフィスに弊社スタッフのデスクは必要ありません。
おひとり、または少人数で事業を行うベンチャー企業にご利用いただくことを前提としておりますので、小さい企業への導入事例が豊富にあります。

全国各地のお客様に対応可能ですので、まずは「うちで導入できる？」とお気軽にお問い合わせください。

投稿者プロフィール

山田亜希子

合同会社アージュスタイル・代表。

ベンチャー企業や小規模事業者向け事務代行サービスに2010年より従事、2016年7月に法人を設立し、代表に就任する。
個人事業主時代の担当クライアント数は約30件、トータルで1万件のメールによる顧客対応業務の実績あり。
現在も常時、数十件の企業・事業主様より事務代行サービスをご活用いただいている。

お客様が必要とするスキルを持ち、なおかつお客様と人としての相性がいいスタッフのマッチングを独自のシステムを使って実現しています。
プライベートでは夫と娘、息子の4人家族です。