事務代行に依頼する方法が分からない時は、3つのポイントだけ確認する

事務代行に依頼する方法が分からない時は、3つのポイントだけ確認する
日々の業務がどんどん増えてきて、サービス提供と関係の薄いメールへの返信や経理業務、新規客への営業活動が後回しになっている。
今すぐする必要はないけれども、これらの業務もいつかはしなければいけないと分かっている。
だが、手を付ける時間がなくてそのまま放置…
個人事業主やひとりで会社を設立した社長さんに、よく見られる光景です。

この状況を周りに相談した時に「事務代行を依頼すればいいよ」と言われたことはありませんか?
ひとりで頑張っている経営者さんが陥りがちなこうしたピンチに対して、必要な時に必要な分の手助けをするのが私たち事務代行会社。
ですが、「何を、どうやって頼めればいいのだろう?」という段階で問い合わせに至る前にストップする方が多いのが現状です。

そこで、このコラムでは事務代行を適切に活用するポイントを事務代行会社の視点からお話ししていきます。
あなたにとっては事務代行の利用は初めてであっても、弊社側から見れば決まったパターンに沿っている場合がほとんどです。
今から書く「よくある例」をご覧いただくことで、事務代行をもっと気軽にご利用いただければ幸いです。

事務代行を依頼する時のポイント1:できていないことを整理する

急ぎではない仕事が先送りになっていることに気づいた時、まず最初にするべきことは実態の把握です。
何ができていないのかを箇条書きで構わないのでリストアップしていってください。
たとえば、

  • お客様から来た問い合わせメールの返信
  • 出張に行く前はいつも慌ただしく、ホテルを予約する時間が取れない
  • 知名度アップにTwitterやLINE(ライン)、facebook(フェイスブック)を使いたいが、どうしたらいいか分からないので手が付けられない
  • 領収書が整理されないままに山積みになっている
  • 請求書を発行するためにオフィスに出向く時間が惜しい

このような感じです。

こちらの作業は時間を取ってまとめて行うよりも、気がついた時に随時「やることリスト」に書き足すスタイルを取るのがおすすめ。
そもそも時間がないことが原因で、このような事態になったのです。

従って、リストアップする時間を確保するよりも、ちょこちょこと書いていくと決めた方が「しなければいけない」感が薄れます。
また、時間を置いて書き加えることで漏れや抜けが起きにくくなるという効果もあります。

事務代行を依頼する時のポイント2:本当にするべきなのかを再検討する

あなたが手を付けられていない業務の整理が終わったら、次は書き出した仕事のひとつひとつについて「本当にしなけれないけないのか?」を自問してください。
もしかしたら、「しなければいけない」というのはただの思い込みであって、実はしてもしなくてもいいことかもしれません。

たとえば、領収書の整理を例にすると

  • 日付順にきちんと貼る
  • 1ヶ月分を封筒にまとめて入れる
  • 月別・費目別に分けて封筒へ

以上の整理法が知られていますが、これらはすべて「してもしなくてもいいこと」です。
少なくとも事業を行っている「あなたご自身」がしなければいけない作業ではありません。
作業が大変であれば税理士事務所に依頼すれば整理してくれますし、領収書の仕分けだけでしたら事務代行に依頼しても構いません。

このような形で、あなたがピックアップした「できていないことリスト」の項目を、ひとつずつ確認してください。
第2のポイントが終わった時点で、もしかしたら「事務代行、頼まなくても大丈夫」となるかもしれません。

事務代行を依頼する時のポイント3:予算を把握する

最後に大切なポイントをお伝えします。
事務代行への業務委託を検討している場合、「事務代行に対してどれだけ予算を準備できるか?」を知ることが重要です。

あなたの会社は、今、どれくらいの金額を事務代行に使う余裕があるでしょうか?
そして、その金額はいくらでしょうか?

事務代行会社は、あなたのご予算に合わせて業務内容をご提案します。
「予算」という限られた枠の中で、

  • 弊社にどのような役割をお任せいただければいいのか?
  • 弊社がサポートすることでお客様の業績が最大限にアップするには、何をお引き受けすればいいのか?

このようなことを様々な視点から検討した上で、委託していただく業務を決定しているのです。

予算の多い・少ないが問題ではなく、適切な費用を使っていただいて、あなたに最大の効果をもたらす。
そのための予算の把握と設定だとお考えください。

まとめ

事務代行に依頼する方法が分からない時は、3つのポイントだけ確認する
事務代行を依頼するために必要な3つの大切なポイントをお伝えしました。
いかがでしたか?
もしかしたら「自分ひとりの力では、到底まとめられない」と感じたかもしれませんね。

すべてのポイントについて

  • 時間が取れない
  • 方法が分からない
  • でも、もう限界なので事務代行サービスを利用したい

ということでしたら、ぜひとも弊社にご連絡ください。
担当者による「事務代行導入・無料ご相談」によって3つのポイントを整理し、あなたにとってのベストプランをご提案します。
他社事例を数多く見ているからこそ可能な、確かなアドバイスをお約束します。

投稿者プロフィール

山田 亜希子
合同会社アージュスタイル・代表。

ベンチャー企業や小規模事業者向け事務代行サービスに2010年より従事、2016年7月に法人を設立し、代表に就任する。
個人事業主時代の担当クライアント数は約30件、トータルで1万件のメールによる顧客対応業務の実績あり。
現在も常時、数十件の企業・事業主様より事務代行サービスをご活用いただいている。

お客様が必要とするスキルを持ち、なおかつお客様と人としての相性がいいスタッフのマッチングを独自のシステムを使って実現しています。
プライベートでは夫と娘、息子の4人家族です。

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