事務代行を会社員が活用した事例集 – 事務処理をアウトソーシングして本来の仕事に集中する

事務代行を会社員が活用した事例集 - 事務処理をアウトソーシングして本来の仕事に集中する

「出張に行くたびに発生する精算業務がめんどう」
「外出から帰ってきたら、問い合わせのメール返信が…」

出張につきものの経費精算処理は、きちんと処理・報告をしなければ立て替えたお金が戻ってきません。
また、問い合わせのメールにはタイムリーに返信して、商談に結びつけたいですよね。

「でも、自分は社長や重役みたいに秘書がいるわけじゃない」
「代わりにやってくれる人なんていないから、結局は自分でやるしかない」

あなたの抱えるその問題。
実は「事務代行サービス」という解決策があります。

ここでは、会社員でありながら事務代行を活用することで、業務の効率化に成功した事例をご紹介します。

会社員の事務代行サービス活用例1:出張経費の精算処理

経費精算処理を事務代行に業務委託する前の状態

月に数回、国内・海外を問わずに出張するTさん。
移動が多いため、国内にある事務所に出社するのは月に数回。
その他の日は週2回の休みを除けば、出張先での滞在が多いという多忙な毎日です。

技術職であるTさんは、目の前にある出張スケジュールをこなすのが精いっぱい。
元々、苦手意識を持っていたことも重なり、出張に伴って発生した経費精算処理は溜まる一方でした。
最終的には、行うべき事務処理が数ヶ月もストップした状態で、弊社にご相談いただきました。

事務代行サービスご利用後の経費精算処理

Tさんからは
自分でなくても問題ない事務作業は、すべてアウトソーシングしたい
とのご依頼がありました。

検討した結果、弊社では

  1. 出張に伴って発生した領収書やレシートを、すべて担当スタッフに郵送
  2. その中から、経費に該当するものをスタッフが仕分け
  3. 経費精算の必要がある領収書について、発生日・項目・金額をエクセルに入力
  4. 日当が発生する場合、日当をエクセルに入力
  5. Tさんに抜け・漏れがないか確認していただく

以上の業務を実施しています。

Tさんからは
事務代行サービスを導入してからは精算がスムーズに進み、経理担当から急かされることがなくなった
と、喜びのご感想をいただいています。

会社員の事務代行サービス活用例2:見込み客の問い合わせ対応

問い合わせ対応を事務代行に業務委託する前の状態

営業職のSさんは既存顧客への定期的な訪問を重要視するため、事務所を不在にしがちです。
1日の予定を終えて事務所に帰ってきた後、届いたメールを確認するのが毎日の日課。
なのですが、日中に届いた見込み客からの問い合わせに対して、すぐ返信できないことに悩んでいました。

競合他社に対して同時に問い合わせを行う見込み客が多く、
問い合わせにもっと早く返信できれば、取りこぼしが減るかもしれない
このような予測を立てたSさん。

自分が営業に出ている間に、最初のメール返信だけでも行いたい

そこで、ご自身が不在の間でもメールをチェックして返答してくれる事務代行サービスのリサーチを開始。
結果、お客様の事務所に出社せずにオンラインでの事務処理が可能である、弊社にたどり着きました。

事務代行サービスご利用後の問い合わせ対応

問い合わせの初期対応を迅速に行って商談へ進む確率を上げたいというのが、Sさんからのご希望。
タイムリーな対応を実施するために、
弊社の担当スタッフにて問い合わせメールを直接受信し、問い合わせ内容に応じた返信まで一括で行う
という業務フローをご提案しました。

問い合わせに対して返信する必要がなくなったことで

  • 商談日程の決定までが格段に早くなり、成約率が向上した
  • 既存顧客のアフターフォローに集中できるようになった

という効果が得られたとのことです。

まとめ

事務代行を会社員が活用した事例集 - 事務処理をアウトソーシングして本来の仕事に集中する

あなたが会社員である以上、総務や経理、人事職ではなかったとしても、何かしらの事務処理が発生しています。
とは言え、あなたの所属する部署が事務部門ではないのであれば、事務作業は付随的な業務である可能性が高いはずです。

「事務代行」と聞くと、「会社員である自分には関係ない」と思いがちです。
しかしながら、あなたの本来の業務とは違う事務処理に時間を取られてメイン業務に支障が出ているのであれば、事務代行サービスの利用を検討する価値があります

アージュスタイルの事務代行には

  • 専用のデスクやPCなど、機材を準備する必要なし
  • 少量の事務処理からご依頼可能
  • ご依頼前の無料ご相談は必ず直接会って実施し、お客様と相性のよいスタッフを選定

という特徴があります。

弊社スタッフは自宅など、決められた作業場所で業務を行います。
なので、弊社スタッフ用のデスクやPCなどを新たにご準備いただく必要はありません。
また、スタッフがお客様のオフィスに出社しないため、日本全国・対応可能です。

「先週、出張に行ったから、経費の精算処理をお願いします」
「今日は見込み客から3件、問い合わせが来ているので、対応してください」
といった、少ない作業量の事務処理も喜んでお引き受けします。

さらに、お客様と担当スタッフとの「相性」を、弊社では大切にしています。

お客様が気兼ねすることなく作業を依頼していただけるよう

  • ご依頼前の無料ご相談では、弊社代表の山田、または担当営業マネージャーが直接お会いして行う
  • お客様と直接お話しした結果と弊社独自の評価システムを使って、最適なスタッフをコーディネート

というステップを踏んでいます。

「必要なスキルさえあれば、スタッフと気が合うかどうかは問わない」
このような考え方では長期的な視点ではよい影響はない、というのが私の考えです。
その点を踏まえて、アージュスタイルでは独自の教育カリキュラムを修了し、お客様との意思疎通を図るための手法をマスターした者のみを厳選しています

会社員だからといって、すべての業務を自分で行う必要があるとは限りません。
事務処理など本来の業務とは関係の薄い作業をアウトソーシングすれば、あなたのリソースを集中して今まで以上によい成果を得ることが可能です。

「事務作業をやめることができたら、自分の仕事がもっとできるようになるのに…」
このようにあなたが考えているのでしたら、まずはお問い合わせを。
事務作業に時間を取られることのない、あなたが持つ本来の業務により集中できる環境をご提供します。

最後に、弊社の事務代行サービスを導入した企業・団体の導入事例をご紹介します。
様々な事務処理に対応可能ですので、ぜひご覧ください。
導入事例:東京都港区・品川の事務代行 – アージュスタイル

投稿者プロフィール

山田 亜希子
合同会社アージュスタイル・代表。

ベンチャー企業や小規模事業者向け事務代行サービスに2010年より従事、2016年7月に法人を設立し、代表に就任する。
個人事業主時代の担当クライアント数は約30件、トータルで1万件のメールによる顧客対応業務の実績あり。
現在も常時、数十件の企業・事業主様より事務代行サービスをご活用いただいている。

お客様が必要とするスキルを持ち、なおかつお客様と人としての相性がいいスタッフのマッチングを独自のシステムを使って実現しています。
プライベートでは夫と娘、息子の4人家族です。

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