ビジネスメールの件名(タイトル・Subject)は、一目で用件が分かるように書く

ビジネスメールの件名(タイトル・Subject)は、一目で用件が分かるように書く
ビジネス目的でメールを送信する時に迷うことが多いのが、メールの件名をどう書けばいいのかということです。
社内で決まった形式があるのでしたらそのルールに合わせればよいのですが、決まりがない場合は

  • Web検索をして、参考にする
  • これまでに受信したメールをまねる

など、「本当にこれでいいのだろうか?」と不安に思いながら決めている方も多いのではないでしょうか。

メールの件名の基本は、「分かりやすく」「簡潔に」

個人としてメールを出す時は自由に書けばいいのですが、ビジネスとしてメールをやり取りする際に大事なことは相手に用件が伝わることです。
そして、先方にしっかりと分かっていただけるようにするためにメールのマナーがあります。
ここで大事なのは「分かってもらえさえすれば、ビジネスメールのマナーを厳格に守る必要はない」ということです。

また、相手の方が忙しいことは十分に考慮する必要があります。
実際にどうなのかはご本人に確認するしかないものの、あなたも仕事中は忙しい思いをしているでしょうから、先方も同じだと予想して行動しておけばまず間違いはありません。
なので、メールの件名は簡潔であることが求められると考えてください。

メールの件名において、押さえるべきポイント

メールの件名を考える時に、ここを押さえておくと相手の方に開封してもらえるというポイントがいくつかあります。
順を追って説明します。

大事なことから書く

メールの件名として適切なのは、およそ20文字まで。
その理由は長く書くと途中で切れるので、切れてしまった後の文字が読めなくなってしまうからです。

そして、相手の方にパッと見て分かってもらうようにするためには、最初の部分が特に重要です。

  • 何かを依頼したい
  • 先方からの問い合わせに対する返答
  • 会議の日程調整

このような用件自体についてのキーワードを、できるだけメールの件名の冒頭部分に記載するようにしましょう。

数字を使う

「いつ」「何回目」といった数字をメールの件名に入れておくとどういった用件なのかが特定しやすくなりますし、急ぎであるかどうかの判断も容易になります。
また、何通かに分けてメールを送信する際は「2/5(全5通のうちの2通目の意)」というように、全体のメール数とこのメールが何通目かを必ず書くよう心がけましょう。
全体の通数を毎回通知することで「一通だけ受け取れていない」ということがすぐに分かります。

送信者(差出人)は、極力書かない

送信者名をメールの件名に入力している例が、時折あります。
ただ、「このメールは誰が送信しているのか?」は送信者名(差出人欄)に表示されるので、同じ情報が重複している状態になっています。
送信者名を知らせることで伝えたい用件がすぐに分かる場合は書いてもよいですが、そうではない場合は文字数が増える原因になるので極力控えるのが望ましいです。

メールの件名で書いてはいけない言葉

メールの件名は自分の用件が相手の方に伝わることさえ注意すれば、それほど難しくはありません。
常識の範疇内であれば堅苦しく考えなくてもよいです。

ですが、書いてはいけないNGワードがいくつかあります。
それは「重要」「緊急」といった、急いで読んでほしいという意思を伝える言葉です。
あなたからのメールが「重要である」「緊急である」という判断は受信側に委ねられる性質のものであり、送信者が決めるものではありません。

さらにメールの持つ大きな特徴として「自分の都合のよい時に読むことができる」という性質があります。
つまり、急ぎの用件を伝えるのにメールという手段は不向きというわけです。
本当に急いでいる時は電話を併用するなど、すぐ読んでいただける工夫をするようにしてください。

まとめ

ビジネスメールの件名(タイトル・Subject)は、一目で用件が分かるように書く
メールの件名ひとつ取っても、あなたが仕事ができる人なのかどうかを判断する材料になります。
「ルールやマナーを守らないと」とガチガチになることはないものの、要点を押さえた書き方は必要です。

そして、メールに対して苦手意識がある方はぜひ当社へご相談を。
あなたの代わりに、あなたの意図を汲んだメール代行を行っております。
「メールの苦痛から解放されたい」と思っている方からのお問い合わせを、お待ちしています。
 

 

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