事務代行において、作業量が少なくても複数のスタッフが必要な重要な理由

この数年で、フリーランスの事務代行が一般的になってきています。
自力で営業をしてお客様と契約する個人事業主もいれば、クラウドソーシングの形でお客様を探すフリーランスもいます。

フリーランスの事務代行の魅力は、なんといっても料金の安さ。
そのお得さに惹かれて、導入を検討した方もいらっしゃるのではないでしょうか？

ですが、彼らはあくまでもひとりきりで仕事をする存在。
本人が病気になる、ケガをするなど、不測の事態が発生した際にはその日から事務作業が止まる可能性が多分にあります。
そのような不安定な存在であるフリーランスの事務代行に、果たしてあなたの事業において重要なパーツである事務作業を任せてしまってもいいのでしょうか？

その点、弊社ではフリーランスの事務代行に依頼するのと同じ程度の気軽さで、手厚いサポート体制を整えています。
中でも特に力を入れているのが、お客様を担当するスタッフは必ず複数であること。
あなたの事務作業を担当する弊社のスタッフは、こちらの3種類です。

1 営業マネージャー
2 事務代行スタッフその１：業務メイン担当スタッフ
3 事務代行スタッフその２：業務サブ担当スタッフ
4 複数のスタッフが担当としてかかわるメリット
- 4.1 不測の事態にも、すぐに対応可能
- 4.2 スタッフの居住地をバラバラにして、災害に最大限の備えをする
5 まとめ

営業マネージャー

お客様から問い合わせがあった際に最初の窓口となるのが、営業マネージャーです。
お問い合わせフォームにてお客様からご連絡いただいた時から契約が終了するまでのすべてに渡って、営業マネージャーはお客様に寄り添っていきます。

担当業務は

お問い合わせいただいた際の「事務代行・無料ご相談」
業務内容を設計、提案する
契約とお支払いに関する、すべての窓口
お客様専属の業務メイン担当スタッフ、および業務サブ担当スタッフ（後述します）をコーディネートする
業務メイン担当スタッフからの報告に対して、必要な対応を行う

事務代行の業務内容に精通し、事務面におけるお客様のよき相談相手になる。
それが、アージュスタイルの営業マネージャーです。

事務代行スタッフその１：業務メイン担当スタッフ

お客様の業務を取り仕切るメインの担当者が、業務メイン担当スタッフです。
担当する主な役割は

業務遂行担当が、指示通りに作業を進めているかを管理・監督する
作業の進捗状況に問題がある場合など、業務サブ担当スタッフの変更が必要な際に営業マネージャーに報告する
お客様から業務内容の追加や変更のご希望があった際に、ご要望をお伺いして営業マネージャーに報告する

お客様の業務が滞りなく進行しているのかを管理し、何か問題があった際の初期対応を行うのがその役割。
アージュスタイルと事務代行をご契約いただいた際にお客様と接する機会が最も多いのが、業務メイン担当スタッフです。

事務代行スタッフその２：業務サブ担当スタッフ

事務作業を行う現場に最も近い担当者が、こちらの業務サブ担当スタッフです。
お客様からご依頼いただいた事務作業を実際に行います。

業務サブ担当スタッフについては、スタッフ当人の持つ能力別に

社内外で必要とする各種書類の作成
ワードプレス運用代行
ブログ運用代行
Facebook（フェイスブック）運用代行
Twitter運用代行
各種ライティング
カスタマーサポートセンター
セミナー事務局・受付窓口
データ入力

このように細かく分かれており、お客様のご要望に合ったスタッフをひとり、または複数コーディネートします。

お客様と直接接する機会は少ないですが、事務代行における縁の下の力持ち。
ご依頼いただいた業務を、日々確実に遂行するのが業務サブ担当スタッフの役割です。

複数のスタッフが担当としてかかわるメリット

作業量が少ない時など、一見すると複数のスタッフが関わることには無駄があるように見えるかもしれません。
ですが、何人かで1件のお客様の業務を遂行することには、数々のメリットが存在します。

不測の事態にも、すぐに対応可能

複数のスタッフが担当としてつく最大のメリットは、複数で業務内容を共有していることです。
担当スタッフの誰かがいなくなっても、すぐに他の担当が作業を交代できます。
さらに、業務サブ担当スタッフについては常に複数の候補を抱えており、たとえひとりが抜けてもすぐに代替要員を補充できる体制を整えています。

また、営業マネージャーは業務メイン担当スタッフ・業務サブ担当スタッフを兼ねることができる者のみとし、不測の事態に備えています。

スタッフの居住地をバラバラにして、災害に最大限の備えをする

さらに、すべての業務メイン担当スタッフ、および業務サブ担当スタッフが在宅勤務であることを生かし、居住エリアが離れた者同士をコーディネートします。
住まいが離れた複数のスタッフでお客様の事務作業を担当するスタイルも、弊社の大きな特徴でありメリットです。

昨今、日本全国にて天災や災害が多発しています。
「まさか、こんな所で」と思われることも多いのではないでしょうか。
このような状態の中で、お客様のお住まいの近くでは何も起きないという保証はないというのが現状です。

その際に初期段階で迅速に行動できるのが、天災や災害の起きたエリア外に住む担当スタッフ。
必要な事務処理を素早く行うことができるのが、居住地の離れたスタッフが事務作業を担当するメリットです。

「あなたの業務を知っている者が必ず複数存在し、天才や災害など不測の事態が起きた際のリカバリーが早い」
これがアージュスタイルの事務代行です。

まとめ

こちらのページでは、アージュスタイルの事務代行における担当スタッフについてまとめました。
いかがだったでしょうか？

社員をひとり雇用するより、あなたにとって必要なスキルを持つ事務代行を、必要な分だけ利用する。
会社の事務部門におけるスタッフ確保は、正社員を採用したり派遣スタッフを導入するのではなく、「業務委託」という形のアウトソーシングを活用する傾向がより強くなっています。
このような時代の流れの中で、「どの事務代行業者に、何を依頼するのか？」を決めるのは、ベンチャー企業や小規模企業においては社長さんの役目ではないでしょうか。

ですが
「考える時間がない」
「どうすれば事務代行業者に、スムーズに業務を依頼できるのか？」
こういった社長さんの声を、数多く耳にします。

そんなお悩みを持つあなたにピッタリなのが、アージュスタイルの事務代行。
初期段階の「事務代行・無料ご相談」から日々の業務まで、すべてを丸ごとサポート！
売上を生まない事務作業の負担を減らして自社のメイン業務に集中したいとお考えの方は、ぜひともお問い合わせください。

投稿者プロフィール

山田亜希子

合同会社アージュスタイル・代表。

ベンチャー企業や小規模事業者向け事務代行サービスに2010年より従事、2016年7月に法人を設立し、代表に就任する。
個人事業主時代の担当クライアント数は約30件、トータルで1万件のメールによる顧客対応業務の実績あり。
現在も常時、数十件の企業・事業主様より事務代行サービスをご活用いただいている。

お客様が必要とするスキルを持ち、なおかつお客様と人としての相性がいいスタッフのマッチングを独自のシステムを使って実現しています。
プライベートでは夫と娘、息子の4人家族です。