事務代行の依頼方法が分からない場合、重視したいのは「ヒアリング能力」

事務代行の依頼方法が分からない場合、重視したいのは「ヒアリング能力」
「今、とにかく忙しいから、誰かに手伝ってほしい」
「でも、何を手伝ってもらえばいいか分からないし、考える暇もない」
「仕事のやり方を誰かに教える時間が取れない」

ひとりで事業を行っている個人事業主さんやひとり社長さんの口から、よく聞かれるセリフです。
もしかしたら、あなたも同じようなことを考えてこのページにたどり着いたのではないでしょうか?

ですが、こういった煩わしいことは、私たち事務代行にお任せください!
日々、忙しくてしなければいけない事務作業が後回しになっている方のために、弊社ではご契約前にヒアリングを実施しております。

見つかりません | 事務代行:東京・大阪・名古屋【全国対応】 - argestyle・アージ...
【全国対応】東京都港区・品川の事務代行。少人数のベンチャー企業、プロジェクトチームの総務・経理など、事務処理全般をオンラインで代行します。東京、大阪、名古屋、神奈川、埼玉、千葉を中心に全国対応可能、まずはお問い合わせください。

 
今回はこのヒアリングの一例をお伝えします。
「事務代行に仕事を依頼する時には、話がこう進むのだな」という参考にしてください。

事務代行のヒアリング・1:現状をお伺いする

まず最初にお話しいただくのは、あなたの現状についてです。
場合によっては事前に箇条書きにしていただくこともありますが、うまくまとまらない、お時間が取れないといった際にはご準備いただかなくても問題ありません。

ヒアリング当日にはあなたに対して担当マネージャーより質問をしていきますので、あなたの現状をどうぞそのままお答えください。
「頭の中がごちゃごちゃしていて、答えられない」といった場合にも、あなたが答えやすい質問に変えていきます。
なので、リラックスしてお話しをきかせてください。

事務代行のヒアリング・2:事務代行の依頼を検討している事項を聞き取る

「1:現状をお伺いする」にてあなたのご要望がより鮮明になっているので、ここでようやくご依頼事項についてお伺いします。
こちらについても、事前にまとめていただけると話がスムーズに進行します。

「こんなこと、頼んでもいい?」という些細な事や突拍子もないことも、ぜひこの時にお話しください。
あなたにとって重要なこと、絶対に依頼したいことは、弊社にとっても重要でありお引き受けしたい業務です。
遠慮なく、どうぞ何なりとお話しください。

事務代行のヒアリング・3:弊社からの業務改善ご提案

ヒアリングが進んでいくにつれて、「こういったことを弊社で代行すれば、効率アップが図れるのではないか」という事項が出てくるケースがあります。
このようにヒアリング中に出てきたアイデアを積極的にご提案するのは、他社では見られない弊社ならではの特徴です。

また、30件ほどのセミナー事務局経験のある私、アージュスタイル・代表の山田だからこそ出てくる提案が多数あり、たいへんご好評をいただいております。
セミナー事業を手掛けている方で「何らかの提案を出してほしい」ということでしたら、ぜひとも私をご指名ください。
スケジュールを合わせてお伺いします。

事務代行のヒアリング・4:月額の概算料金を算出

ここまでのヒアリングでお伺いしたことをもとに、可能であれば月額料金の概算を算出します。

 
また、あなたのご予算から受注可能な業務をご提案する形も、合わせて承っております。

「事務代行をお願いしたいけれども、予算が少ない」
「○円でできる範囲で、事務代行を依頼したい」

こういったご要望にも、弊社はお応えします。

まとめ

事務代行の依頼方法が分からない場合、重視したいのは「ヒアリング能力」
事務作業に手が回らずに困っている方にとって、事務代行サービスは強力なサポーターです。
ですが、事務代行業者の実態が分からないために

「こんな仕事を依頼すると馬鹿にされるかも」
「法外な料金を取られるかもしれない」

こうした不安からお問い合わせに至らない方が多いのが現状です。
ですが、弊社のお客様は事務代行を初めて依頼するという方が多いという特徴があります。
どのようなことであっても「初めて」は必ず存在します。
なので、気兼ねなくお問い合わせください。

また、お客様からよくお聞きするのが、「代表の山田さんが気さくで話しやすい」というお声。
ご契約前のヒアリングを私が直接お目にかかって行うことで、あなたの大事な事務作業を安心してお任せいただけることを目標としております。

あなたと一度お会いすることで安心して契約を交わし、継続してご利用いただく。
これがアージュスタイルの考える、事務代行におけるヒアリングの姿です。

「事務代行サービス、まずは話を聞いてみようかな」

そう考えた方は、ぜひお問い合わせください。
あなたからのご連絡を、お待ちしています。

投稿者プロフィール

山田 亜希子
合同会社アージュスタイル・代表。

ベンチャー企業や小規模事業者向け事務代行サービスに2010年より従事、2016年7月に法人を設立し、代表に就任する。
個人事業主時代の担当クライアント数は約30件、トータルで1万件のメールによる顧客対応業務の実績あり。
現在も常時、数十件の企業・事業主様より事務代行サービスをご活用いただいている。

お客様が必要とするスキルを持ち、なおかつお客様と人としての相性がいいスタッフのマッチングを独自のシステムを使って実現しています。
プライベートでは夫と娘、息子の4人家族です。

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