事務代行サービスにおける料金体系と特徴、注意点

事務代行サービスにおける料金体系と特徴、注意点
「仕事が忙しくなってきたから、自分でなくてもいい作業は誰かに手伝ってもらいたい」
「でも、事務代行・秘書代行は料金体系が複雑だし、何を頼んだら何円払うのかが分からないから、問い合わせにくい」

このページをご覧のあなたは、上記のような不安をお持ちではないでしょうか?

事務代行サービスの料金体系が複雑な印象になっている理由、それは提供するものが目に見えないサービスであるからです。
スーパーマーケットでは「にんじん1個○円、じゃがいも3個△円」と価格が明確に表示されています。
買い手側はにんじんやじゃがいもの現物を事前に見て確認した上で、納得して購入することが可能です。
ですが、事務代行・秘書代行のように手で触れることのできないサービスの提供を受ける場合、

  • 事務代行サービスを利用することが、私にどのようなメリットをもたらすのだろう?
  • 自分が思っていたサービスと食い違っていたら、どうしよう?

といった疑問や不安はつきものです。

事務代行・秘書代行の導入をあなたが検討するにあたって障害になっている料金体系の分かりにくさについて、ここから先で解説します。
あなたの持っている疑問や不安が、このページをご覧いただくことでゼロになれば幸いです。

事務代行サービスの料金体系と特徴

弊社代表の山田は2016年までフリーランスの事務代行として、その後は会社を設立して事業として事務代行・秘書代行サービスを提供しています。
その代表がこれまでに見聞きしてきた事務代行・秘書代行の料金体系には以下のようなものがありました。

「事務代行・秘書代行」料金体系の比較
  月額制 従量制
業務内容  契約に基づき固定  契約に基づき固定(?)
利用料金の算出方法  契約に基づき固定 × 業務量の精算後に確定
利用料金の確定時期  事務代行サービス提供前 × 事務代行サービス提供後
1ヶ月あたりの利用料金  一定 × 変動あり(予測不能)
業務内容の変更時  再契約の必要あり  時間給で臨機応変な対応可
利用料金の変更時  再契約の必要あり  再契約の必要あり
責任の所在  業務内容、利用料金ともに契約の範囲内で責任を負う × 業務量の計測方法が不明瞭な場合、トラブルになる

事務代行サービスの料金体系1:月額制

契約に基づいた業務を提供して、月々決まった料金を頂く方式です。

  • 例:1ヶ月あたり58,000円(消費税は別途)
    事務代行サービスにおける料金体系と特徴、注意点

特徴としては、以下の通りです。

  • 支払日や金額が一定なので、依頼主は出費の目算が立ちやすく支払いの手間も最小で済む
  • 業務内容が決まっているので、依頼主、事務代行・秘書代行側のいずれも責任の所在が明確である
  • 契約外の業務を行う際は、再契約や料金の再設定が必要である

弊社ではお客様が安心して事務代行・秘書代行をご利用いただけるよう、継続契約の際は月額制を採用しています。
事務代行・セミナー事務局代行・秘書代行:料金表 – アージュスタイル

事務代行サービスの料金体系2:従量制

取り扱う数量や事務代行・秘書代行側が稼働した時間数を算出し、作業単価と掛け合わせた結果が当月の料金となる方式です。

  • 例1:メール送信1通あたり150円、今月は128通送信 → 128通×150円 = 19,200円
    事務代行サービスにおける料金体系と特徴、注意点
  • 例2:時給2,500円、今月は23時間稼働 → 23時間×2,500円 = 57,500円
    事務代行サービスにおける料金体系と特徴、注意点

特徴としては以下の通りです。

  • 当月の精算が終わらないと料金が確定せず、依頼主の出費額に大きな波がある
  • 事務代行・秘書代行側が取り扱った件数や稼働した時間分だけ払うので、月額制と比較して依頼主に無駄な出費が発生しにくい

決められた内容物の発送代行など、取扱数や業務内容が明確である場合に限って弊社では用いています。

事務代行サービスを受ける際には、どのような料金体系を採用するのがいいのか?

結論から先に申し上げると、「月額制」がおすすめです。

依頼主と事務代行・秘書代行側の双方が納得できる料金体系は、後述する諸問題を比較・検討すると月額制に軍配が上がります。
双方が話し合うことで契約内容に見合う料金体系や金額を設定することが、後々のトラブルを防ぐためには非常に重要です。

事務代行サービスの料金に月額制を採用する場合の注意点

契約に沿った事務サービスを提供するため、「今回だけ、これをお願いしたい」という突発的な依頼は難しいことが注意点です。

事務代行・秘書代行側としては大切なお客様からのご依頼をお引き受けしたい、という思いは持っています。
なのですが、「事務部門のことを気にすることなく日々のお仕事に集中できるようになる」が、あなたが事務代行サービスを利用する本来の目的です。
従って、契約外の業務をお受けすることによって発生する思いがけないトラブルを確実に避ける方が優先順位が高いと考えます。

事務代行サービスの料金に従量制を採用する場合の注意点

先ほど説明した2種類の料金体系のうち、揉めることが圧倒的に多いのは「いつ、いくら支払うのか?」が事務サービス提供後に決まる従量制です。
「取扱数量や稼働時間数をどう解釈するか?」やこれらの計算結果において双方に食い違いが発生し、話し合いが平行線を辿った上で決裂という経験を代表自身が持っております。

また、稼働時間数による算出方式には以下のような問題が発生したことを、代表自身が見聞きしたことがあります。

  • 依頼主が契約外の業務を依頼した際に「料金を発生させたらいいや」と事務代行・秘書代行側が軽く考えてしまい、想定外に時間がかかったために多額の料金が発生してしまった
  • 事務代行・秘書代行側の精算業務が遅れた結果として依頼主の支払いも遅れてしまい、「支払った」「まだもらってない」とトラブルになった
  • 稼働時間数を事務代行・秘書代行側が報告する方法として、何を選ぶのか?
    (自己申告方式にすると、虚偽の申請があっても依頼主が見抜きにくい)

これらの経験や同業者からの情報から判断し、弊社では稼働時間数による料金設定は行っておりません。

まとめ

事務代行サービスにおける料金体系と特徴、注意点
事務代行サービスや秘書代行において

  • どのような料金体系があるのか?
  • 料金体系ごとの特徴や問題点
  • 依頼を検討している事務代行サービス側が、どのように料金を算出するのか?

このような点は依頼を受ける事務代行・秘書代行側からの提示と説明に頼らざるを得ません。
特に「はじめて依頼する」というケースにおいては、信頼できる事務代行サービス会社を選ぶことが欠かせません。

弊社はフリーランス事務代行を経験した代表がおりますので、小さな作業単位の依頼を受けることが得意です。

また、以下の手順に沿って金額を決定することで、料金面での不安や疑問をできるだけ小さくしております。

  1. 無料ヒアリングにて、ご依頼内容の確認
  2. ヒアリング内容に基づき、業務内容のご提案
  3. 事務代行料金のお見積り
  4. あなたにご納得いただいた上で正式に契約、業務スタート

詳細は下記の案内ページをご覧ください。
導入までの流れ – アージュスタイル

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