ビジネスメールを返信する時に件名を変える?変えない?

ビジネスメールを返信する時に件名を変える?変えない?
ビジネスでメールを使う時には、様々なことを考えなければなりません。

  • 言いたいことがしっかりと伝わっているか
  • 相手に対して失礼な表現がないか
  • 送信時間は適切か

なのですが、先方からいただいたメールに返信する際のメールの件名に気を配っている方は案外と少ないようです。

ビジネスメールの件名に手を加える?加えない?

ビジネス目的で送信するメールの件名(Subject)について、統一されたルールはありません。
その結果、「どうしたらいいか分からない」というビジネスパーソンの悩みの種となっています。
ですが、一定の心配りをすることで印象のよいメールにすることは可能です。

ビジネスメールの件名に明確なルールがある場合と注意点

社内ルールとして「返信には【返信】と入れる」と決められているなど、すでに枠組みがある場合はそちらに従うのが基本です。
ビジネスメール処理を効率よく行うために全社統一ルールを設けるので、その決まりを守らないと社内の上司や同僚、部下に迷惑がかかります。

ただ、社内ルールをそのまま社外にも適用すると、場合によっては相手に不信感・不快感を与えかねません。
先方にもあなたの会社と同様に「社内ルール」を持っているケースも多く、あなたの会社とまったく同じである可能性は低いです。

「社内ルールは、あくまでも社内ルールにすぎない」
これはビジネスメールについて当てはまります。

ビジネスメールの件名に明確なルールがない場合

社内ルールなど特定の取り決めがない場合は自分で決めることになるのですが、どのような相手に対しても苦情が出ない方法は「件名はそのままにする」です。
返信メールを送る際にはメールの送信画面に規定値として「Re: 」と表示されると思われますので、そちらも含めてそのまま使います。
「Re: 」と表示されていることで先方は「送ったメールに対する返信だ」とすぐに分かりますし、件名を残しておくことで用件も一目瞭然です。

ただし、「Re: 」が何回も続いていると肝心のメールの件名が分かりにくくなるという欠点があります。
そうなった時にはひとつだけ残して後は削除するなど、工夫が必要だと言えます。

ビジネスメールを返信するときに、件名を変えた方がいいケース

ところで、メールを何往復もしているといつの間にか件名と内容がかみ合っていないという場面がありませんか?
そういう場合は、今、話題になっている内容に応じたメールの件名に変更しましょう。

メールの内容と件名が違っていると「このメールで何を話題にしているのか」が、非常に分かりにくくなります。
また、重要なメールであるにもかかわらず返信が遅れるなど、不都合なことが起きる時も。

「どうしようか」と迷うようならこちらから変更して返信する、またはメールを仕切り直して送信するのがスマートな対応です。

ビジネスメールでは相手に合わせる柔軟さも必要

では、あなたがメールをやり取りしている際に、相手の方がメールの件名を編集している場合はどうしたらいいでしょう?
この場合は、こちら側に特にルールがない場合は「相手に合わせる」という選択肢も出てきます。

先方は何らかの意図があって、メールの件名を編集しているのだと思われます。
もしかしたら、編集することによってメール処理を行いやすくしているのかもしれません。

ここまで推測できるのならば、決められたルールから外れる柔軟な行動も可能です。
ルールとは目的を達成するために定めるものであり、ルールを守ることが最終目的ではありません。
「相手に合わせる」という行動を取るのは、円滑にコミュニケーションを取るためのひとつの方法あり、この場合においてあなたのルールは先方にとって何の意味も持ちません。
なので、相手がメールの件名を変えてきた際は状況に合った対応をするといい、となります。

まとめ

ビジネスメールを返信する時に件名を変える?変えない?
ビジネスメールの件名は、メールを受信した際に真っ先に目に入る部分です。
ここができているかどうかでビジネスパーソンとしての評価が決まると言っても決して過言ではないくらい、重要なパーツだと言えます。

基本的なルールをしっかりと決めつつも、状況や相手の方のルールを総合的に判断して適切な言葉を選ぶ。
このように細やかな心配りをすることで、簡単にあなたの評判を上げることも十分に可能です。

ですが、「メールの件名はどう書けばいいだろう?」と困ることはないでしょうか?
返信内容が決まっているにもかかわらず、メールの件名に迷ったために返信が遅れてしまう。
これでは貴重なビジネスチャンスを逃すのはもちろん、相手の方からの信頼を失いかねません。
あなたがそうして悩んでいる時間をもっと他のことに使うには「ビジネスメールの返信を事務代行に任せる」という選択肢があります。

「メールの件名をどうするか?」は、ビジネスメール送信を代行するにあたって当社が最も大切に考えていることのひとつです。
あなたが送信しようとしているお客様への大切なメール、文面作成から送信までを一括して当社に預けてみませんか?
ご満足いただける結果をお返しすることを約束いたします。
 

 

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