ビジネスメールを返信する時に件名(タイトル、Subject)を変える?変えない?

ビジネスメールを返信する時に件名(タイトル、Subject)を変える?変えない?
ビジネスでメールを使う時には、様々なことを考えなければなりません。

  • 言いたいことがしっかりと伝わっているか
  • 相手に対して失礼な表現がないか
  • 送信時間は適切か

その中でも特に頭を悩ませるのが、先方からいただいたメールに返信する際のメールのタイトル(Subject)部分。
限られたスペース内に、いかにして開封してもらえるようなタイトルをつけるのか?
人によってその使い方がまったく違う、難易度の高い問題です。

ビジネスメールの件名に手を加える?加えない?

ビジネス目的で送信するメールの件名(Subject)について、統一されたルールはありません。
その結果、「どうしたらいいか分からない」というビジネスパーソンの悩みの種となっています。
ですが、一定の心配りをすることで印象のよいメールにすることは可能ですし、その結果、開封率や先方にとっての重要度も確実に上昇します。

ビジネスメールの件名(タイトル)に明確なルールがある場合と注意点

社内ルールとして「返信には【返信】と入れる」と決められているなど、すでに枠組みがある場合はそちらに従うのが基本です。
ビジネスメール処理を効率よく行うために全社統一ルールを設けるので、その決まりを守らないと社内の上司や同僚、部下に迷惑がかかります。

ただ、社内ルールをそのまま社外にも適用すると、場合によっては相手に不信感・不快感を与えかねません。
先方にもあなたの会社と同様に「社内ルール」を持っているケースも多く、あなたの会社とまったく同じである可能性は低いです。

「社内ルールは、あくまでも社内ルールにすぎない」
これはビジネスメールについて当てはまります。

ビジネスメールの件名(タイトル)に明確なルールがない場合

社内ルールなど特定の取り決めがない場合は自分で決めることになるのですが、どのような相手に対しても苦情が出ない方法は「件名はそのままにする」です。
返信メールを送る際にはメールの送信画面に規定値として「Re: 」と表示されると思われますので、そちらも含めてそのまま使います。
「Re: 」と表示されていることで先方は「送ったメールに対する返信だ」とすぐに分かりますし、件名を残しておくことで用件も一目瞭然です。

ただし、「Re: 」が何回も続いていると肝心のメールの件名が分かりにくくなるという欠点があります。
そうなった時にはひとつだけ残して後は削除するなど、工夫が必要だと言えます。

ビジネスメールを返信するときに、件名を変えた方がいいケース

ところで、ビジネスメールを送信する際にあえてタイトルを変えた方がいいケースがいくつかあります。
メールのタイトルが持つ重要な役割は、送ったメールを受け取った相手に対してあなたの用件を端的に伝えること。
目的を果たすためにメールの件名を変えるのは、ごく当然のことなのです。

 
ビジネスメールを返信する際に件名を変えることが望ましい代表例は、次のふたつのパターンです。

メールの件名と本文の内容が合致していない

メールを何往復もしているといつの間にか件名と内容がかみ合っていないという場面がありませんか?
そういう場合は、今、話題になっている内容に応じたメールの件名に変更しましょう。

メールの内容と件名が違っていると「このメールで何を話題にしているのか」が、非常に分かりにくくなります。
また、重要なメールであるにもかかわらず返信が遅れるなど、不都合なことが起きる時も。

「メールの件名を変えようか、どうしようか」と迷った時は

  • 自分から変更して返信する
  • 新たなメールとして、仕切り直して送信する

このように対応するとスマートで分かりやすくなります。

メールの相手が件名を変更している場合

さらに、あなたがメールをやり取りしている際に、相手の方がメールの件名を編集している場合はどうしたらいいでしょう?
この場合は、こちら側に特にルールがない場合は「相手に合わせる」という選択肢も出てきます。

先方は何らかの意図があって、メールの件名を編集しているのだと思われます。
もしかしたら、編集することによってメール処理を行いやすくしているのかもしれません。

ここまで推測できるのならば、決められたルールから外れる柔軟な行動も可能です。
ルールとは目的を達成するために定めるものであり、ルールを守ることが最終目的ではありません。
「相手に合わせる」という行動を取るのは、円滑にコミュニケーションを取るためのひとつの方法あり、この場合においてあなたのルールは先方にとって何の意味も持ちません。
なので、相手がメールの件名(Subject)を変えてきた際は状況に合った対応をするといい、となります。

まとめ

ビジネスメールを返信する時に件名(タイトル、Subject)を変える?変えない?
ビジネスメールの件名は、メールを受信した際に真っ先に目に入る部分です。
ここができているかどうかでビジネスパーソンとしての評価が決まると言っても決して過言ではないくらい、重要な部分だと言えます。

基本的なルールをしっかりと決めつつも、状況や相手の方のルールを総合的に判断して適切な言葉を選ぶ。
このように細やかな心配りをすることで、簡単にあなたの評判を上げることも十分に可能です。

ですが、「メールの件名(タイトル)はどう書けばいいだろう?」と困ることはないでしょうか?
返信内容が決まっているにもかかわらず、メールの件名に迷ったために返信が遅れてしまう。
これでは貴重なビジネスチャンスを逃すのはもちろん、相手の方からの信頼を失いかねません。
特に謝罪メールなど、早めに返信する必要があるメールであればなおさらです。

 
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