これでもうセミナーの受付業務で困らない! – 募集を始める前にセミナー事務局が押さえたい4つのチェックポイント

これでもうセミナーの受付業務で困らない! - 募集を始める前にセミナー事務局が押さえたい4つのチェックポイント
「セミナーの企画は、これでバッチリ!あとは申し込みが来るのを待つだけだ」

セミナーを開催する際は、何といっても企画段階が命です。
どれほど優れたセミナー内容であっても、ターゲット層に訴求しないマーケティング戦略を取ったのでは申し込みが来るはずもありません。
また、参加した方にとって役に立つ内容でなければ、次回以降のリピートは望めないでしょう。

ところで、あなたはこのような経験をしたことはありませんか?

  • セミナー会場が変更になったが、連絡先が分からなくて困った
  • 複数の窓口から同じ人が申し込んだため、実際の参加人数が受付人数と食い違った
  • 事前の支払いが必要な有料セミナーであるにもかかわらず、期日になっても支払いがない
  • 以前に受講した時にトラブルを起こした参加者が、また違うセミナーに申し込んできた
  • 定員10名の会議室を借りて10名の参加申し込みを受けたが、10名が着席するには狭すぎたため窮屈な状態でセミナーを実施せざるをえなかった

一言でまとめると「申し込んだ方への適切な対処方法が分からない」というわけです。

セミナー講師がセミナーを企画・開催する場合に考えなければならないのは、企画やセミナー内容だけではありません。
開催にあたっての事務的な作業や様々な手続きについても、募集を始める前に決めておく必要があります。
その中でもほぼすべてのセミナー開催において、事前に決める必要があるポイントが4つあります。

セミナーの受付業務において、事前に考える4つのチェックポイント

セミナー開催にあたっては、開催日を迎えるまでに発生する受付に関する事務作業の出来具合が当日の成否を分けます。
よく言われる「事前の準備が重要である」は、セミナー事務局においても当てはまることです。
当日にセミナーがスムーズに進行されるためにぜひとも押さえておきたい点をまとめると、以下のようになります。

セミナー申し込みの受付方法を決める

セミナーへの申し込みを受け付ける主なものとしては

  • 直接、来社して
  • 電話
  • FAX
  • メール

以上の方法があります。
聞き間違いを防止して必要な情報を正確に得るため、口頭での受付は極力控えて何かの形で文面を残すことが基本です。
また、昨今のインターネットを取り巻く情勢を考えると、電話での受付件数は相対的に減少しています。

 
とは言え、参加者の利便性を考えると電話や来社での受付を窓口として使うケースはまだまだあります。
会話にてセミナー参加を受け付ける場合は、

  • 声が聞き取りにくい場合は、再度確認する
  • 最後にすべての項目を復唱する

といった対策が欠かせません。

そして、FAXやメールを利用するのであれば

  • 必要な項目がすべて記入・入力できるか
  • FAXであれば送信先、メールであれば窓口として使うメールアドレスが正しいか

セミナーの募集開始前に、これらについてしっかりと確認するのが重要です。
募集が始まるとセミナー受付に関する情報を訂正をするのは非常に厄介です。
なので、念入りなチェックを心がけてください。

また、複数の受付窓口を設ける際は参加者全員の情報が一覧できるよう、参加者リストは一元管理しておくことが必須です。
もしも一元化することが難しいようであれば、窓口をひとつにするという手段もあります。

セミナー受付時、および受付後の処理フローを決める

申し込みが来てから考えたのでは遅いのが、セミナー受付の処理フローです。
あなたにとって実行しやすく都合のよい流れであれば、その方法で構いません。

一般的な処理フローとしては、このようになります。
参考にしてください。

  1. 申し込みに対して仮受付
  2. すでに申し込まれた人数、および申し込んだ人の情報を総合的に判断して受講の可否を決定
  3. 受講可能であれば正式受付の連絡、受講不可であればお断りの連絡
  4. 有料セミナーで事前の支払いであれば、支払いの確認
  5. セミナー開催日が近づいたタイミングで、最終確認の連絡
  6. セミナーの終了後にサンキューメールを送信

セミナー会場を手配する

セミナーの募集要項において「会場は申し込んだ方に、後日連絡します」というものを時折見かけます。
ですが、どこに行けばいいのか分からないセミナーに申し込むのは、どれほど内容に興味があったとしても申し込みをためらいます。
というわけで、募集を始める前に「どこで開催するか」はきちんと決めておきましょう。

あなたのセミナーに適切な会場を探すコツは

  • 受講する方がどこからやって来るのか?
  • 定員を何人くらいにするのか?
  • プロジェクターやホワイトボードといった必要な機材を、会場で手配する or 持参する

この3点です。

全国各地から参加者が集まるのであれば駅近くの利便性のよい会場を。
特定の地域に住む方が対象であれば、その土地の状況に応じて参加する方が行きやすい場所を選ぶといいでしょう。

貸し会議室を利用する場合、定員の表記には注意が必要です。
弊社代表がセミナーを開催する際に会場を決める指標のひとつとして「定員30名と書かれてあれば、実際の定員は20名だと考える」があります。
「実際に着座できる人数は、会議室側の提示する人数の6割程度である」というわけです。

また、セミナー開催に必要な機材を会議室から借りるのであれば、

  • 対象の機材を貸してもらえるのか
  • 事前の申し込みが必要なのか
  • 有料なのか、それとも無料なのか

といった情報を確認し、事前の手配や支払いが必要であればきちんと済ませておきましょう。

「招かれざる参加者」への対応

セミナーを開催していると、参加してもらいたくない人から申し込まれることを避けることはできません。

なので、前もって「受講をお断りする人のガイドライン」を決めておくことをおすすめします。

「断る」という行動は誰であっても気が重く、できれば避けたい事態でもあります。
ただ、可能性をゼロにすることができない以上、何らかの対策を取らなければなりません。
セミナーの受講を断るということであれば、先ほどのガイドライン設定をすることと同時に

  • メールFAX、書面で断るなら、誰に送っても支障のない文面を事前に準備して送付・送信するにとどめる
  • 電話で断る場合は、話すセリフを文章にして目の前に用意して読み上げるだけにする

これらの対策が効果的です。
「事務的に、淡々と実行する」が、キーワードです。

まとめ

これでもうセミナーの受付業務で困らない! - 募集を始める前にセミナー事務局が押さえたい4つのチェックポイント
今までで申し上げたことは、セミナーの受付業務において一般的に発生する問題点についてです。
しかしながら、あなたの開催するセミナーの性質によっては他にも考えなければならないことや、事前に決めておくべきことがあるはずです。

「私の場合は、どこに気をつければいいのだろうか?」
このような疑問がある方は、ぜひ弊社までご一報ください。
あなたに合った、オーダーメイドのセミナー受付業務をご提案いたします。

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