「誰かに任せたい。でも、誰でも良いわけじゃないんだよなぁ」

こんにちは。元システムエンジニアで、35社以上の企業様の業務プロセス実行を支援した経験がある、事務代行の専門家、山田亜希子です。

もしあなたが、パソコンの前でひとり、こんなため息をついた経験のある経営者様なら、この記事はきっとお役に立てるはずです。

事業のアイデアは次々と湧いてくる。
お客様のためにやりたいこともたくさんある。
なのに、請求書の発行、メールの返信、資料の整理といった日々の雑務に追われて、まったく前に進めない。
そんな歯がゆさを感じていませんか？

「誰か右腕になるような人がいてくれたら」
こんなことを考えるものの、いざ探すとなると「本当に信頼できるだろうか？」「自分のやり方をちゃんと理解してくれるだろうか？」と不安がよぎり、結局また自分で抱え込んでしまう。

そのお気持ち、とてもよく分かります。

ですが、もしその悩みの原因が「良い人が見つからないこと」にあるとお考えなら、少しだけ立ち止まって考えてみてほしいのです。

実は、本当に解決すべき問題は、「人」探しではなく、「任せ方」の仕組みにあるのかもしれません。

なぜ「優秀な人」に丸投げすると失敗するのか？事務代行でよくある3つの誤解

これまで多くの経営者様からご相談を受ける中で、外部パートナーの活用がうまくいかないケースには、共通する「誤解」があることに、私は気づきました。

誤解1：「いい感じにやってくれる」という曖昧な期待

最も多いのがこのケースです。
「優秀な人なら、こちらの意図を汲んで、いい感じにやってくれるはずだ」と期待してしまう。
ですが、あなたの頭の中にある「いい感じ」は、言葉にしなければ絶対に他人には伝わりません。

その結果、「こんなはずじゃなかった」という失望につながり、「やっぱり人に任せるのは無理だ」と諦めてしまうのです。

誤解2：提案してくれる人こそが「優秀」だという思い込み

「もっとこうした方が良いですよ」と積極的に提案してくれる人を「優秀だ」と感じる方は多いでしょう。
もちろん、それが的確な場合もあります。

しかし、私が指導をしている事務代行のスタッフには「先回り厳禁」、そして「クライアントから求められない限り、提案はしないこと」を徹底して伝えています。
なぜなら、多くの経営者は求めもしない提案を聞いたり、チャットを読んだりする時間すら惜しいと考えているからです。

経営者が本当に求めているのは新しいアイデアではなく、「自分が決めたことを、自分の想定するクオリティで、寸分違わず実行してくれる存在」ではないでしょうか。

誤解3：コストだけで選んでしまうと本質を見失う

フリーランスの事務代行は、確かに会社に依頼するよりも安価な場合があります。
しかし、その安さの裏にあるリスクを考えたことはありますか？

ひとりで仕事をするフリーランスは、病気やケガなど、不測の事態が起きた瞬間に業務が完全にストップする可能性があります。
また、スキルや仕事への意識も個人差が非常に大きいのが実態です。

コストは重要ですが、「事業を止めない」という視点こそ、パートナー選びには必要不可欠です。

私が「提案しない事務代行」に行き着いた理由 - 元SEとしての失敗談

偉そうなことを言っていますが、何を隠そう、私自身が過去に大きな失敗をしています。

システムエンジニアから転身し、在宅で事務代行を始めた当初、おかげさまで多くのご依頼をいただきました。
事業が拡大するにつれ、「これでは自分ひとりでは回らない」と、協力してくれるスタッフを探すことにしました。

しかし、ここで壁にぶつかります。
私がクライアントの意向を察して行っていた「先回り」や「提案」を、すべてのスタッフに同じレベルで求めることは不可能だったのです。

サービスの品質が、スタッフ個人の能力やその日のコンディションに左右されてしまう。
これではプロの仕事とは言えません。

「人の能力に依存するサービスには限界がある」

この痛烈な失敗から、私はシステムエンジニア時代に培った「システム思考」に立ち返りました。
つまり、「誰がやっても同じ結果を出せる仕組み」を作ることこそが、クライアントに安定した価値を提供できる唯一の道だと確信したのです。

それは、まるで壮大なオーケストラの「指揮者」が、完璧な「楽譜」を用意するようなものでした。
楽譜さえしっかりしていれば、たとえ演奏者が変わったとしても、常に同じクオリティの音楽を奏でることができる。
その状態を目指すべきだと、私は考えたのです。

答えは「人」探しではなく「仕組み」づくり。あなたの事業という音楽の奏で方

もしもあなたの頭の中にある「最高のメロディ」を、いつでも完璧に奏でてくれる「オーケストラ」があったら。
あなたの事業はどれだけ加速すると思いませんか？

そのために必要なのは、優秀な演奏家を探し回ることではありません。
たった2つのステップを踏むだけです。

STEP1: 社長の頭脳を「楽譜（マニュアル）」に書き起こす

まずやるべきことは、あなたが「誰かに任せたい」と思っている業務の手順、そのすべてを「楽譜（マニュアル）」として書き起こすことです。
社長であるあなたは、事業という音楽の「作曲家」というべき存在です。

「このメールが来たら、このテンプレートを使って、こう返信する」
「月末になったら、このフォルダのこのデータを使って、請求書を作成する」

この「楽譜」づくりこそが、事業をシステム化する上で最も重要な作業です。
この楽譜がなければ、どんなに優秀な演奏者が現れても、あなたの頭の中にある音楽を正確に奏でることはできません。

STEP2: 楽譜を忠実に再現する「演奏者」を探す

完璧な楽譜が完成して初めて、「演奏者」を探すフェーズに移ります。

ここで探すべきは、勝手にアレンジを加える独創的なアーティストではありません。
あなたが心血を注いで書き上げた楽譜を、解釈を加えることなく、書かれている通りに100%忠実に音にしてくれる「演奏者」です。

あなたの音楽の魂は、すでに楽譜に移植されています。
あとは、その指示通りに楽器を奏でてくれるパートナーがいればいいのです。

「オンライン秘書」との違いとは？「ビジネスプロセス実行パートナー」がもたらす3つの価値

この「作曲家（社長）が作った楽譜（マニュアル）に基づき、演奏者（スタッフ）が業務を忠実に実行する」という考え方は、一般的な「オンライン秘書」のイメージとは少し違うかもしれません。

私たちは、この役割を「ビジネスプロセス実行パートナー」と呼んでいます。
これは単なる雑用係ではなく、社長が作り上げた事業の「仕組み」を正確に動かす、重要なパートナーです。
このパートナーを得ることで、あなたは次に説明する3つの価値を手に入れることができます。

価値1：再現性100%。社長のクオリティが何度でも実現できる

マニュアルという仕組みに基づいているため、担当者が誰であっても、常に社長が求めるクオリティを再現できます。
業務の属人化から完全に解放され、事業の安定性が飛躍的に向上します。

価値2：ストレスからの解放。「言った・言わない」の不毛な争いがなくなる

すべての業務はマニュアルに基づいて行われるため、「こう言ったはずだ」「いや聞いていない」といった不毛なコミュニケーションが生まれません。
これは、経営者が抱える精神的なストレスを劇的に減らしてくれます。

価値3：本当の意味での「時間」が手に入る

雑務から解放されることで、あなたが本来やるべき「事業の未来を考える」「新しいアイデアを生み出す」といった、社長にしかできない仕事に集中するための、質の高い時間が生まれます。
これこそが、事業をアウトソーシングする最大の目的ではないでしょうか。

事業を成長させるパートナー選びは、「個人の能力」ではなく「仕組み」が9割

「誰かに任せたい、でも誰でも良いわけじゃない」

この悩みの本質は、あなたの高い基準を満たしてくれる人がいない、ということではありません。
あなたの高い基準を、誰もが再現できる「仕組み（楽譜）」に落とし込めていない、という点にあります。

パートナーを探す前に、まずはあなたの頭の中にある「最高の音楽」を、誰が見ても演奏できる「完璧な楽譜」として書き出してみてください。
その楽譜さえあれば、あなたの事業を美しく奏でる最高のパートナーは、必ず見つかります。

あなたの「手放せる業務」、一度、棚卸ししてみませんか？

雑務から解放され、本当にやりたいことに集中するための第一歩は、現状を正しく把握することから始まります。
弊社のサービスがあなたに合うかどうかも含め、まずはお気軽にご相談ください。