「優秀な秘書が欲しい」

もしあなたが、日々の雑務に追われる経営者であれば、一度はそう願ったことがあるのではないでしょうか。

「言わなくても、先回りしてやってくれる」
「もっと良くなるように、積極的に提案してくれる」

世間一般で「優秀」とされるのは、おそらく、このような「気が利く」アシスタントでしょう。
ですが、もし、その「良かれと思った提案」が、実はあなたの事業の成長を鈍化させるブレーキになっているとしたら？

こんにちは。元システムエンジニアで、現在は事務代行サービスを10年以上運営し、のべ30社以上の経営者の時間を創出してきた、アージュスタイルの山田亜希子です。

今日は、そんな私の経験から、あえて断言させていただきます。
あなたの事業を本当に成長させたいなら、「優秀な秘書」は必要ありません。

「良かれと思った提案」が引き起こす、3つの悲劇

かつての私自身も、フリーランスとして事務代行を請負っていた頃は、クライアントの意意図を汲み取り、先回りして提案することこそが価値だと信じていました。
ですが、事業を法人化し、複数のスタッフを抱えるようになって、その考えは180度変わりました。

個人の「優秀さ」に依存したサービスは、必ず歪みを生みます。
あなたも、こんな経験はありませんか？

悲劇1：指示系統の混乱と、見えないコストの発生

アシスタントから「こうした方が良いと思いますが、いかがでしょうか？」と提案を受けたとします。

一見、素晴らしいことのように思えますよね。
しかし、その瞬間、あなたの頭の中では「提案を評価し、判断し、フィードバックする」という、本来やるべきではなかった新しいタスクが発生しています。

その提案が的を射ていればまだ良いでしょう。
ですが、もしそうでなければ、なぜそれが必要ないのかを説明する時間まで取られてしまう。
結局、「ありがとう。でも、とりあえず言った通りにやってください」と伝えるまでの数十分間、もしくは数時間は、完全に無駄な時間、つまりコストなのです。

悲劇2：「優秀な個人」への依存が、事業の属人化を加速させる

「この件は、Aさんじゃないと分からない」

あなたの会社に、このような業務はありませんか？
特定の「優秀な」個人に業務が紐づいてしまう「属人化」は、事業における最大のリスクのひとつです。

その人が病気になったら？
退職してしまったら？
その瞬間、業務は完全にストップします。
私自身、過去に外注スタッフから「妊娠しました、辞めさせてください」という連絡に、何度も痛い目に遭ってきました。

つまり、「提案力」という個人のスキルに依存すればするほど、業務はブラックボックス化し、属人化はますます加速していくのです。

悲劇3：経営者の思考時間が「レビュー時間」に奪われる

経営者であるあなたの最も重要な仕事は、事業の未来を考えることです。
新しいサービスのアイデアを練ったり、資金繰りを計画したり、重要な取引先との関係を構築したり。

しかし、アシスタントからの提案が増えれば増えるほど、あなたの時間は「実行」や「思考」ではなく、「レビュー」に奪われていきます。
これでは、まるで「一介のアシスタントに、あなたの事業を乗っ取られた」かのようです。

あなたが求めているのは、自分の仕事を増やしてくれる部下ではなく、自分の仕事を確実に減らしてくれるパートナーではなかったでしょうか？

システムエンジニアの世界では、仕様書（マニュアル）に書かれていない動作をプログラムが勝手に行うことを「バグ」と呼びます。
良かれと思って実装した機能が、システム全体をクラッシュさせる原因になることだってあるのです。

ビジネスにおける「提案」も、これと全く同じです。
あなたの作った完璧な事業設計（仕様書）にない動きは、たとえ善意から生まれたものであっても、指示系統を乱す「バグ」でしかありません。

私が「マクドナルドのマニュアル」に辿り着いた理由

システムエンジニアとして6年間、私が叩き込まれたのは「システム思考」でした。
それは、個人の能力に依存せず、「仕組み」で品質を担保するという考え方です。

誰が作っても、いつ作っても、同じ品質のハンバーガーが出てくる。
マクドナルドの強さは、まさにこの「仕組み」にあります。

私は、事務代行サービスもこれと同じであるべきだと考えました。

「山田さんだからできた」のではなく、「誰が担当しても、クライアントの指示通りに業務が遂行される」状態。
これこそが、クライアントに提供すべき本質的な価値だと確信したのです。

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そのためには、スタッフの「提案力」を鍛えることではありませんでした。
必要なのは、クライアント側に「マクドナルドのマニュアルレベルの、完璧な業務マニュアル」を用意していただくことだったのです。

あなたが求めるべきは「優秀な秘書」ではなく「完璧な実行システム」です

もしあなたが、ご自身の事業を本気で拡大させたいと考えているなら、今すぐ「優秀な秘書探し」はやめるべきです。
あなたが本当に手に入れるべきなのは、あなたがいなくても、あなたの事業が寸分違わず動き続ける「完璧な実行システム」に他なりません。

「業務マニュアル」こそが、事業を自動化する設計図

そのシステムの核となるのが、「業務マニュアル」です。

これは単なる作業手順書ではありません。
あなたの頭の中にある、業務の理想形を言語化した「設計図」です。
この設計図さえあれば、アシスタントはあなたの分身として、思考停止で、しかし完璧に業務を遂行できるようになります。

「誰かに任せたい、でも誰でも良いわけじゃない」

あなたの持つそのお気持ち、痛いほど分かります。
その答えは、人を探すことではなく、まず設計図を完成させることなのです。

私たちが提供するのは「労働力」ではなく「再現性」

私たちの事務代行サービスでは、クライアントからご提供いただいたマニュアルを、指示通りに実行することに徹します。
私たちは、そこに独自の解釈や提案を加えることはありません。

なぜなら、私たちが提供しているのは、単なる「労働力」ではないからです。

私たちが提供しているのは、あなたの作った完璧な設計図を、毎日、毎週、毎月、同じ品質で実行し続ける「再現性」という価値なのです。

まとめ

フリーランスの事務代行には、フットワークの軽さや料金の安さといったメリットがあります。
ですが、そこには常に「その人がいなくなったらどうなるか」というリスクが付きまといます。

一方で、私たちの事務代行は、フリーランスのような柔軟性を持ちながら、会社としての責任体制と思想、つまり「仕組み」を持っています。

私たちは、あなたの業務を代行するだけではありません。
あなたの作った「仕組み」の一部となり、事業の安定と成長を支えるパートナーです。

もしあなたが、

「雑務から解放されて、本当にやるべき仕事に集中したい」
「自分がいなくても回る、盤石な事業の仕組みを作りたい」

そうお考えでしたら、ぜひ一度、私たちにご相談ください。

残念ながら、私たちはあなたの「優秀な秘書」にはなれません。
しかし、あなたの事業を未来へ進めるための、最も忠実な「実行部隊」になることをお約束します。