「〇〇さん、来月から産休に入ります」

何を隠そう、私自身も過去にこの言葉をスタッフから聞き、「おめでとう！」と笑顔で返しながらも、その裏で頭を抱えた経営者のひとりです。

フリーランスから法人成りし、事業を拡大していく中で、スタッフの妊娠や離脱によって業務が完全にストップ。
お客様に頭を下げ、残ったメンバーで徹夜でカバーする。
そんな場当たり的な対応を繰り返し、何度も痛い目に遭ってきました。

だからこそ、社員のライフイベントを心から喜びつつも、
「1年間の人手不足、どうしよう」
「彼女が担当していたあの業務、誰が引き継ぐんだ？」
という不安が渦巻く、中小企業の経営者の気持ちが痛いほど分かるのです。

これは、決してあなたが冷たい経営者だからではありません。
限られたリソースで会社を運営していく上で、当然向き合わなければならない経営課題です。

ですが、もしあなたがこの状況を単なる「ピンチ」としか捉えられていないのでしたら、少しだけ視点を変えてみてください。
私自身の経験から言えることですが、社員の長期離脱は、あなたの会社をもっと強く、もっとしなやかな組織へと進化させる絶好のチャンスになり得るのです。

今回は、私自身の失敗談から辿り着いた、多くの経営者が頭を悩ませる育休中の人員補充問題について、よくある選択肢の落とし穴と、私が推奨する「第4の選択肢」についてお話ししていきます。

育休中の人員補充、よくある「3つの選択肢」とその落とし穴

社員がひとり、長期間抜ける。
この穴を埋めるために、多くの経営者がまず思い浮かべるのは、以下の3つの選択肢でしょう。
しかし、それぞれに無視できない「落とし穴」が潜んでいます。

選択肢1：残った社員でカバーする（そして、静かに疲弊していく）

最も手軽な方法ですが、最も危険な選択肢でもあります。

「みんなで少しずつ頑張れば、何とかなるだろう」

その考えは、残された社員ひとりひとりへの負担を確実に増やします。
最初は善意で協力してくれた社員も、終わりの見えない残業や増え続ける業務量に、徐々にモチベーションを削られていくでしょう。

結果としてチーム全体の生産性が低下し、最悪の場合、優秀な社員の離職に繋がる可能性すらあります。
これは、コストをかけない代わりに、社員のエンゲージメントという最も大切な資産を失う行為に他なりません。

選択肢2：派遣社員や短期アルバイトを雇う（教育コストという名の新たな負担）

次に考えられるのが、派遣社員やアルバイトといった、期間の定めがある人材の活用です。
一見、合理的に見えますが、ここにも課題があります。

それは「教育コスト」です。

会社の理念、業務の流れ、ツールの使い方。
新しい人が一人前になるまでには、あなたが思っている以上の時間と手間がかかります。
そして、その教育係は、ただでさえ人手不足で忙しい既存の社員が担当することになるのです。

ようやく業務に慣れた頃には契約期間が終了し、またゼロから新しい人を探して教育する。
これでは、穴を埋めるために、さらに別の負担を生み出しているようなものです。

選択肢3：新規で正社員を採用する（期間のミスマッチというジレマ）

育休代替のために、新たに正社員を採用する、という選択肢もあります。
しかし、育休中の社員はいずれ復帰します。
その時、新たに採用した社員のポストはどうするのか？という問題が出てきます。

「育休期間が終わるまでの1年契約」という形も考えられます。
しかしながら、優秀な人材ほど短期の契約を敬遠する傾向にあり、採用のハードルは高くなります。

どの選択肢も、一長一短。
目の前の人手不足を解消しようとすればするほど、新たな悩みが増えていく。
そんなジレンマに陥ってしまうのです。

育休代替は「人」ではなく「仕組み」で乗り切る。事務代行（外部社員）という第4の選択肢

場当たり的に「人」を探すのではなく、この機会に業務の「仕組み」を見直す。
そして、その仕組みを動かすための実行部隊として、外部の専門家を活用する。

これこそが私が提案したい「第4の選択肢」、事務代行サービスの活用です。

私自身の痛い経験から、「個人の能力に依存するサービス提供には限界がある」こと。
そして、「人数が増えても品質を維持するには、サービスを画一化し、決められたルール通りに提供できる『仕組み』こそが必要だ」という結論に至りました。

当時の苦しんだ経験こそが、現在のアージュスタイルが提供する事務代行サービスの原点となっています。

これは、単なる人材派遣とは全く異なる考え方です。
私たちは、あなたの会社に「人」を派遣するのではありません。
あなたの会社の「外部社員」として、業務プロセスそのものを請け負うのです。

この選択肢には、他の方法にはない明確なメリットがあります。

メリット1：採用・教育コストがゼロ。即戦力として業務を「実行」

事務代行スタッフは、様々な企業のバックオフィス業務を経験してきたプロフェッショナルです。
業務に必要なツールや基本的なビジネスマナーは習得済み。
あなたがやるべきことは、採用活動でも、ゼロからの社員教育でもありません。

「このマニュアル通りに、この業務を実行してください」

その指示だけでいいのです。
煩わしいプロセスをすべて飛ばして、即戦力を確保できます。

メリット2：社会保険料の負担なし。トータルコストを最適化

派遣や直接雇用の場合、給与以外にも社会保険料という大きな固定費がかかります。

業務委託契約である事務代行サービスなら、その負担は一切ありません。
必要な業務を、必要な分だけ依頼することで、人件費のトータルコストを最適化できます。

メリット3：「育休期間だけ」という柔軟な契約が可能

「育休中の1年間だけ、経理業務をお願いしたい」
「社員が復帰するまでの間、週15時間だけサポートしてほしい」

このような、期間や業務量を柔軟に設定できるのも大きなメリットです。
育休からの復帰時期がずれたり、業務内容が変更になったりした場合でも、契約内容を見直すことでスムーズに対応できます。

なぜ、ただの事務代行ではなく「マイクロBPO」を選ぶべきなのか？

「なるほど、事務代行のメリットは分かった。でも、たくさんある業者の中からどこを選べばいいんだ？」

そう思われたかもしれません。

私たちが提供しているのは、単なる事務代行ではありません。
それは、中小企業に特化した「マイクロBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」と呼ぶべきものです。

一般的なオンライン秘書や事務代行が「人」を提供するのに対し、私たちは業務プロセスそのものを実行する「仕組み」を提供します。
この違いを理解していただく上で重要になるのが、「育休を、業務を見直すチャンスと捉える」という視点です。

育休は「業務の棚卸し」と「マニュアル化」の絶好の機会

育休に入る社員から業務を引き継ぐ際、あなたは何をしますか？
多くの場合、「引き継ぎ資料」の作成を依頼するはずです。

この時こそが、業務を棚卸しし、誰が見ても分かるように「マニュアル化」する絶好の機会です。

「あの件は、〇〇さんにしか分からない」
このような状態は、事業運営において非常に大きなリスクです。

私たちは、お客様にサービスを提供する前提として「業務マニュアルのご用意」をお願いしています。
なぜなら、マニュアルこそが業務の属人化を防ぎ、サービスの品質を担保する唯一の方法だと知っているからです。

この機会に、育休に入る社員の業務を完璧にマニュアル化すること。
実現できれば、育休代替のためだけでなく、今後の事業全体の財産になります。

科学的なマッチングで「相性」のリスクを排除

「でも、外部の人に任せるのは、相性が合うか不安だ」

その気持ち、よく分かります。
ですので、アージュスタイルでは担当者のアサインに、ストレングス・ファインダーという客観的なツールを用いています。

勘や経験といった曖昧なものではなく、科学的根拠に基づいて、あなたの会社のカルチャーやあなた自身の特性と最も相性の良い担当者を選定します。
これにより、「頼んでみたけど、合わなかった」というアウトソーシングにおける最大のリスクを、限りなくゼロに近づけることが可能です。

社員の育休を、事業が強くなるための「システム更新」の機会に変えませんか？

社員の育休は、短期的に見れば確かに人手不足という「ピンチ」です。

しかし、長期的な視点で見れば、

• 業務の属人化を解消し
• 誰が担当しても同じ品質を保てるマニュアルを作り
• 柔軟な外部リソースを活用するノウハウを蓄積する

という、事業のOSをアップデートする絶好の機会でもあります。

目先の「穴」を埋めるためだけに、場当たり的な対応に追われるのはもうやめにしませんか？
この機会を最大限に活かし、より強く、災害（不測の事態）に強い組織へと生まれ変わる。そのための「ビジネスプロセス実行パートナー」として、私たちがいます。

あなたが本来やるべき仕事に集中できる環境を手に入れ、会社のさらなる成長を実現するために。
まずは、あなたの会社の状況を詳しくお聞かせください。一緒に、このピンチを最大のチャンスに変えていきましょう。