セミナー事務局代行の検討基準 – 売れっ子セミナー講師になるために

セミナー事務局代行の検討基準 - 売れっ子セミナー講師になるために
セミナー講師をしていると、表からは見えない仕事がたくさんあるものです。
たとえば、

  • 新たな申し込みに関する様々な手続き
  • 問い合わせに対する返信
  • セミナー主催者との打ち合わせ
  • 自身で主催するのであれば、当日の会場手配や椅子やテーブルの配置計画

など。
講師さんによっては、他にも特殊な業務があることでしょう。

中でも先ほどピックアップした業務は、「教える」というセミナーや講座本来の役割とはまったく関係がありません。
そして、これらのいわゆる「雑務」と呼ばれる作業が苦手であるセミナー講師さんも多く、彼らの悩みの種となっています。

セミナー講師には、事務局を依頼するべきタイミングが存在する

「もっと売上が伸びて売れっ子になったら、事務は誰かに依頼したい」
日々、こう思いながら我慢して雑用をこなしているセミナー講師さんが知らないことが実はひとつあります。
それは「セミナー講師が事務局運営を依頼するのは、いつが適切であるか?」ということです。

何が、どのような状態になったら自分が雑務を誰かに依頼してもいいのか?
その条件を知らないままでいるために、

  • まだ依頼するタイミングではないのに、早々にプロに依頼して経費を無駄遣いしている
  • どう見ても自分でする時期は終わっているのに、自己流の効率の悪い方法で必死に頑張っている

これらの現象が起きています。

セミナー講師のメール返信は、プロのセミナー事務局代行がベスト

伝える内容が決まっていて自動的に返信メールを送信すればよい受注や申し込みは、

  • 自動返信メールフォーム
  • ショッピングカート

これらの導入を検討するのが、事務代行を検討する前にセミナー講師が自身の手で実行できることです。

 
とは言え、個別で返答が必要な問い合わせが来ることもあります。
このような「問い合わせ内容に応じて」「返信メールの文面を一から書き起こす必要がある」問い合わせが

  • 「1日2件以上」届いている日が
  • 週に1回以上ある

のであれば、あなたはセミナー事務局を誰かに依頼するタイミングと考えてください。

会話であれば1分で終わる用件であっても、ビジネスメールの決まりに従って文面を書くのなら30分は必要というケースはざらにあります。
その30分があれば他のもっと大事なことに時間を使う方がずっといいですし、プロの事務代行であればあなたの半分や1/3の時間があれば十分です。

「そうは言っても、自分はまだ事務代行サービスを頼むことに迷う」という方は、まずはこちらをご覧ください。
メール返信をする際に簡単にできる効率アップ方法を、ご紹介しています。

セミナー講師の日々の雑務は、事務代行サービスに委託する

先ほども少し書きましたが、セミナー講師さん全体の傾向として効率の悪い方法で事務作業をしているというものがあります。
わざと遠回りしているわけではもちろんなく、より効率のよい手順を知らないだけなのがその原因です。

そして、無駄がなくて素早くできる事務作業の方法とは、他のどのような仕事とも同じように様々な場面で数多くの経験を経て習得するものです。
なのですが、セミナー講師さんはセミナーに登壇することが自分の仕事です。
つまり、「雑務の経験を積む必要など、どこにもない」というわけです。

そこで登場するのが、プロの事務代行。
もしも、仕事にまつわる毎日の事務作業や雑用に関して

  • 1日で30分以上
  • 1週間で90分以上
  • 1ヶ月で5時間以上

これらのいずれかの状態になっているのであれば、積極的に事務代行の導入をご検討ください。

「1日30分で人に頼むなんて」と、あなたはためらうかもしれません。
ですが、思い切って弊社に事務作業を依頼した方からは

  • こんなに楽になるのなら、もっと早く頼んだらよかった
  • とてもよいサービスだから、知人に紹介します!

というお声を、多数いただいています。

まとめ

セミナー事務局代行の検討基準 - 売れっ子セミナー講師になるために
この記事では、プロの事務代行である私、アージュスタイル代表・山田の目線から見た「セミナー講師さんと事務処理」の関係をお話ししました。
さらに、私はセミナー講師としての顔も持っており、自身の登壇回数は3桁を優に超えています。

 
セミナー事務局を代行する立場と、セミナー講師の立場の両方を知り尽くした私が実感すること。
それこそが「セミナー事務局は、プロに依頼するのがベストである」という結論です。

あなたが持っている時間や能力は自分が得意な仕事に集中して投下する。
そして、苦手意識のある業務はプロに任せる。
これらふたつをしっかり実行することで、セミナー講師としてあなたの仕事のクオリティはさらに上昇します。

「こんな些細なことを頼むのは、気が引ける」
「細々とした雑務を負担に感じているけれども、何を、どうやって依頼すればいいかが分からない」

これらの悩みを持つセミナー講師さんが、気軽に利用できる事務代行サービス。
それがアージュスタイルのセミナー事務局代行サービスです。
「これは!」と思ったセミナー講師さんは、ぜひお気軽にお問い合わせください。

投稿者プロフィール

山田 亜希子
合同会社アージュスタイル・代表。

ベンチャー企業や小規模事業者向け事務代行サービスに2010年より従事、2016年7月に法人を設立し、代表に就任する。
個人事業主時代の担当クライアント数は約30件、トータルで1万件のメールによる顧客対応業務の実績あり。
現在も常時、数十件の企業・事業主様より事務代行サービスをご活用いただいている。

お客様が必要とするスキルを持ち、なおかつお客様と人としての相性がいいスタッフのマッチングを独自のシステムを使って実現しています。
プライベートでは夫と娘、息子の4人家族です。

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