事務代行やオンライン秘書の経験者から見た、事務代行業者に必要な条件

事務代行やオンライン秘書の経験者から見た、事務代行業者に必要な条件
以前にも書いた通り、代表にはフリーランス(個人事業主)としての事務代行経験があります。
フリーランスの事務代行経験者から、メリットとデメリットを語る
そして、当時はそのような言葉はありませんでしたが、業務の進め方としては「オンライン秘書」という言葉に当てはまるスタイルでした。
在宅でお客様からのご依頼に備えて待機しており、依頼があり次第、各種事務作業を行う。
フリーランスなので、基本的にはひとりで業務を行っていました。

その時の経験やアクシデントから得たのは、事務代行やオンライン秘書として必要な条件があるということ。
結論としては、複数人が関わっており運営体制のしっかりとした事務代行やオンライン秘書を選ぶのがポイントです。

事務代行やオンライン秘書に必要な条件1:複数の担当がつく

主婦層に「在宅での事務代行」を始める人が増えています。
事務代行やオンライン秘書のすそ野が広がるのはよいのですが、お小遣い稼ぎ感覚で始める人も多く「自分ひとりでやってます」というケースが見受けられます。

ひとりきりで業務を行っていると発生する問題が、フリーランサー本人に何か問題が発生した際にどのようにフォローするかです。
考えられるトラブルには

  • 代わりのスタッフを手配できない
  • 後任を見つけたとしても、引き継ぎを行うことが困難
  • 「当面は自分で作業をしよう」と思った際に、必要なデータや書類の所在が不明である

このようなものがあります。

これらの問題を解決するのが、1件のお客様に対して最低2名の担当をつけること。
担当のひとりにアクシデントが発生しても、もうひとりの担当がすぐに代わりをすることができますので、安心して依頼することができます。
代表自身も体調不良で仕事に穴を空ける、という経験をした直後に外注の業務担当スタッフを使うようになりました。

現在の当社が取る事務代行体制については、こちらをご覧ください。
事務代行において、ひとりでできる作業量であっても複数のスタッフが必要である重要な理由とは?

事務代行やオンライン秘書に必要な条件2:スタッフの教育制度が充実している

次に必要なのは、担当スタッフの教育です。
ひとりきりのフリーランス事務代行の場合、本人が持っているスキル以外の事務サービスを提供することは不可能です。
また、経験の浅さから、フリーランサー自身が事務スキルや秘書能力をブラッシュアップさせる必要性を感じていないこともあります。
さらに、担当がふたりいたとしてもそれぞれが持っているスキルに差があるのでは、あなたの依頼に対して常に満足のできる対応ができない可能性があります。

フリーランスとして事務代行をしていた頃の代表の、最も大きな悩みは「スタッフ間のレベル差が大きい」というものでした。
その時の経験から教育制度の重要さを知り、事務代行・オンライン秘書部門とは別にスタッフを教育するシステムを構築しています。
現在、当社に所属する業務担当スタッフは全員、この教育システムの過程を終えた上で代表の審査に合格した者だけ。
確かな能力を持った者が、あなたのオンライン秘書としてサポートします。

事務代行やオンライン秘書に必要な条件3:契約内容が事前に通知される

最後に必要な条件が、契約に関するものです。

主婦層の事務代行・オンライン秘書が増えてきたことから

  • 契約書を交わすのを嫌がる
  • 秘密保持契約の必要性を知らない
  • 委託される業務内容を明文化しない
  • 支払いに関する情報が不十分(本人の名前と銀行口座の名義人が違う)
  • 契約終了時の流れを、契約前に言わない

このような問題が多発しています。

ビジネスとして事務業務や秘書業務を代行するので、これらの情報は事前に開示されるのが当然のことです。
改めて書くまでもないことですが、ここ最近、頻繁にトラブルが発生するのを耳にするので必要な条件として挙げました。

まとめ

事務代行やオンライン秘書の経験者から見た、事務代行業者に必要な条件
あなたの必要な時に、必要な分だけ事務作業や細々とした業務を依頼することができる、事務代行やオンライン秘書。
ですが、あなたが雑務に忙殺されることなく、本来しなければならないコア業務に集中できるようにするためには、事前のチェックが欠かせません。

今回ご紹介したチェックポイントは、ほんの一例であり、特に重要な項目に的を絞りました。
それ以外に気になる点がございましたら、お気軽に当社へご相談ください。
個人事業主として長く事務代行を手掛けた経験から、ひとりで会社を経営している社長さんや個人事業主の皆さまを取り巻く状況は、どの業者よりも知っています。

「大手の業者に頼むほどではないけれども、誰かに手伝ってほしい」

そう考えているあなたが、事務代行やオンライン秘書を利用する際に起きる不安を解消し、あなたの事業を陰で支える存在となります。
 

 

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