事務代行の経験者から見た、事務代行会社に求められる条件とは?

オンライン事務代行の経験者から見た、事務代行会社が満たすべき条件
こちらのコラムに書いた通り、私(アージュスタイル・代表の山田亜希子)にはフリーランス(個人事業主)としての事務代行経験があります。

 
そして、当時はそのような言葉はありませんでしたが、業務の進め方としては「オンライン事務代行」という言葉に当てはまるスタイル。
オフィスに出社するのではなくお客様からのご依頼に備えて自宅に待機しており、依頼があり次第、各種事務作業を行う。
フリーランスなので、基本的にはひとりで業務を行っていました。

その時の経験やアクシデントから得たのは、事務代行サービスを提供する者として必要な条件があるということ。
結論としては、

  • ひとりきりで事業を行っているフリーランス・個人事業主ではない
  • 複数人が関わっており運営体制のしっかりとした事務代行会社を選ぶ

以上です。

事務代行会社に求められる条件1:複数の担当がつく

主婦層に「在宅での事務代行」を始める人が増えています。
オンライン事務代行のすそ野が広がるのはよいのですが、お小遣い稼ぎ感覚で始める人も多く「自分ひとりでやってます」というケースが見受けられます。

ひとりきりで業務を行っていると発生する問題が、フリーランサー本人に何か問題が発生した際にどのようにフォローするかです。

考えられるトラブルには

  • 代わりのスタッフを手配できない
  • 後任を見つけたとしても、引き継ぎを行うことが困難
  • 業務で使うデータや書類が整理できておらず、必要な時にすぐ取り出せない

このようなものがあります。

これらの問題を解決するのが、1件のお客様に対して最低2名の担当をつけること。
担当のひとりにアクシデントが発生しても、もうひとりの担当がすぐに代わりをすることができますので、安心して依頼することができます。
私自身も体調不良で仕事に穴を空ける、という経験をした直後に外注の業務担当スタッフを使うようになりました。

現在の弊社が取る事務代行体制については、こちらをご覧ください。

事務代行会社に求められる条件2:スタッフの教育制度が充実している

次に必要なのは、担当スタッフの教育です。

ひとりきりのフリーランス事務代行の場合、本人が持っているスキル以外の事務サービスを提供することは不可能です。
また、経験の浅さから、フリーランサー自身が事務スキルや秘書能力をブラッシュアップさせる必要性を感じていないこともあります。
さらに、担当がふたりいたとしてもそれぞれが持っているスキルに差があるのでは、あなたの依頼に対して常に満足のできる対応ができない可能性があります。

フリーランスとして事務代行をしていた頃の私の、最も大きな悩みは「スタッフ間のレベル差が大きい」というものでした。
その時の経験から教育制度の重要さを知り、事務代行部門とは別にスタッフを教育するシステムを構築しています。

現在、弊社に所属する業務担当スタッフは全員、この教育システムの過程を終えた上で私の審査に合格した者だけ。
確かな能力を持った者が、あなたの事務担当スタッフとしてサポートします。

事務代行会社に求められる条件3:契約内容が事前に通知される

最後に必要な条件が、契約に関するものです。

主婦層の事務代行が増えてきたことから

  • 契約書を交わすのを嫌がる
  • 秘密保持契約の必要性を知らない
  • 委託される業務内容を明文化しない
  • 支払いに関する情報が不十分(本人の名前と銀行口座の名義人が違う)
  • 契約終了時の流れを、契約前に言わない

このような問題が多発しています。

ビジネスとして事務業務を代行するのですから、これらの情報は事前に開示されるのが当然のことです。
改めて書くまでもないことですが、ここ最近、頻繁にトラブルが発生するのを耳にするので求められる条件として挙げました。

まとめ

オンライン事務代行の経験者から見た、事務代行会社が満たすべき条件
あなたの必要な時に、必要な分だけ事務作業や細々とした業務を依頼することができる、オンライン事務代行。
ですが、あなたが雑務に忙殺されることなく、本来しなければならないコア業務に集中できるようにするためには、事前のチェックが欠かせません。

今回ご紹介したチェックポイントは、ほんの一例であり、特に重要な項目に的を絞りました。
それ以外に気になる点がございましたら、お気軽に弊社へご相談ください。
個人事業主として長く事務代行を手掛けた経験から、ベンチャー企業や小規模事業者の皆さまを取り巻く状況は、どの事務代行会社よりも知っています。

「大手の事務代行会社に頼むほどではないけれども、信頼できる事務代行会社にサポートしてほしい」

そう考えているあなたが事務代行サービスを利用する際に起きる不安を解消して、あなたの事業を陰で支える存在となります。

投稿者プロフィール

山田 亜希子
合同会社アージュスタイル・代表。

ベンチャー企業や小規模事業者向け事務代行サービスに2010年より従事、2016年7月に法人を設立し、代表に就任する。
個人事業主時代の担当クライアント数は約30件、トータルで1万件のメールによる顧客対応業務の実績あり。
現在も常時、数十件の企業・事業主様より事務代行サービスをご活用いただいている。

お客様が必要とするスキルを持ち、なおかつお客様と人としての相性がいいスタッフのマッチングを独自のシステムを使って実現しています。
プライベートでは夫と娘、息子の4人家族です。

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