事務代行会社を比較する際に見ておきたい、3つのポイントとは?

事務代行会社を比較する際に見ておきたい、3つのポイントとは?
事業をする上で必ず考えなければならないのが、コストを減らしスリムな経営体制にすること。
中でも人件費は固定費であるため、企業に重くのしかかります。
人件費という経費は完全にカットするのは難しいものの、必要以上にスタッフを雇用するのは避けたいところです。

特に経営者の頭を悩ませるのが、業務量に波があるためにどれくらいのスタッフが必要なのかが読み切れないことです。

  • 月末月初は忙しいが、他の時期はそうでもない
  • 年間を通じた視点で見ると、明らかに繁忙期と閑散期がある
  • 育児休業中の社員がおり、いつ復帰するかが不透明である

あなたにも心当たりはありませんか?

このような経営者の皆様の悩みを解決する方法のひとつに「アウトソーシングする」があります。
なのですが、「事務代行サービス事業者を比較・検討をする際に、何を、どのようにチェックすればいいのか?」という疑問はないでしょうか。

そこで、このページでは事務代行サービスを初めて導入する経営者の皆様に向けて、事務代行サービス事業者を選ぶ際にチェックしておきたい項目を3つ、ご説明します。
3つのポイントとは

  1. スタッフの雇用状況と運営母体
  2. 研修・教育制度
  3. 料金が明確であるか?

以上です。

事務代行サービス・比較のポイント1:スタッフの雇用状況と運営母体

まず最初にお伝えしたいのが、あなたの事務作業を担当するスタッフの雇用状況に関してです。

事務代行サービスでの作業スタッフは、どこに雇用されている?

事務代行サービスにおける作業担当スタッフは、

  • 事務代行サービス会社に雇用されている
  • 事務代行サービス会社と業務委託契約を締結している

主にこの2種類が存在します。

 
雇用関係が発生しているスタッフが担当になる場合は運営母体のコストに直結し、雇用に関するコストは当然のことながら事務代行サービス料金に反映されます。
一方、作業担当スタッフに業務を委託しているのであれば、その分、料金はダウンとなります。

運営母体が曖昧な事務代行サービス事業者の増加

また、2014年ごろから、個人事業として事務代行を行う事業者が現れています。
既に存在していた事務代行サービス会社とは違い、フットワークが軽い反面、様々な問題を抱えているのが現状です。

 
コストを安く抑えたいのであれば、フリーランス事務代行の利用を検討してもよいでしょう。
しかしながら、個人事業として事務代行を行うことに対する限界を感じ、複数のスタッフにて業務を行う体制に移行した私としてはおすすめしません。
法人として事業を行っている、社名や所在地が正確に記載されているなど、責任の所在が明確である事務代行サービスを利用することをご検討ください。

事務代行サービス・比較のポイント2:研修・教育制度

事務作業のアウトソーシングをする際に気になるのが、作業を担当するスタッフのスキル面です。
この点に関しては、事務代行サービス事業者によってまったく違うと言えます。

作業担当スタッフを直接雇用している場合

事務代行サービス事業者がスタッフを雇用して顧客の事務作業を行っている場合、担当スタッフのスキルは一定のレベルに達しているケースが多いです。
また、担当スタッフに不満がある場合は、作業要員の交代が可能であるというメリットも。

その反面、スタッフの教育に関する費用が事務代行のサービス料金に含まれているので、自然と料金が上がるという結果に結びつきます。

作業担当スタッフは業務委託・教育制度がない場合

先ほど言及したフリーランス事務代行の大半が、こちらにあたります。
研修費用はゼロなので料金は安い傾向にあるものの

  • スタッフによって、持っているスキルがバラバラ
  • 不満があった場合に代わりの担当スタッフが確保できず、作業要員の変更ができない

といった、様々な弊害があるのが現状です。

作業担当スタッフは業務委託・教育制度がある場合

事務代行サービス事業者の中には、

  • 作業担当スタッフは社員ではなく、業務委託契約を交わしている
  • 所定の研修制度があり、作業担当スタッフに研修の受講を義務付けている

という形式を取っている事業者が、数は少ないものの存在します。
弊社の事務代行サービスは、こちらの方式の採用です。

スキルに関して一定の品質が保たれており、雇用に関するコストが発生しないために事務代行の料金を下げることが可能です。
ただ、研修費も料金の中に入っている結果、事務代行のサービス料金が高くなる傾向にあります。

研修費のコストを下げるため、弊社では業務委託スタッフの研修を別事業として、独立採算にて行っております。
そのため、研修費を事務代行料金に上乗せする必要がなく、リーズナブルな価格を実現しました。

事務代行サービス・比較のポイント3:料金が明確であるか?

ここまでにも料金面については触れてきましたが、それ以外にも注意する点はあります。

事務代行サービスは、顧客によって求める内容がまったく違います。
そのため、問い合わせが来た際に1案件ずつ、オーダーメイドにて料金設定を行う方式が主流です。

とは言え、参考値としての料金表が掲載されていれば、記載された料金を参考にして問い合わせをする事業者を選択することができます。
従って、料金表ページが整備されている事務代行サービス事業者は、あなたにとって有力なアウトソーシング先となるはずです。
その他にある事務代行サービスの料金についての注意点は、別のページにまとめてあります。

 
なお、弊社の料金表はこちらに掲載されています。

まとめ

事務代行会社を比較する際に見ておきたい、3つのポイントとは?

主な事務代行サービス事業者については、こちらをご覧ください。
事務代行サービス比較 – 料金と特徴を知って賢く活用する方法

たくさんある事務代行サービス事業者を選ぶ際のポイントは、他にも数多くあります。
なのですが、すべてを網羅することは不可能ですし、多大な時間を費やす結果となるでしょう。

貴重なお金と時間とかけて、どの事務代行サービス事業者に問い合わせるのか?
もしも迷っているのでしたら、弊社までお気軽にご連絡ください。
ベストなご提案と適正な価格にて、あなたのご期待にお応えします。

投稿者プロフィール

山田 亜希子
合同会社アージュスタイル・代表。

ベンチャー企業や小規模事業者向け事務代行サービスに2010年より従事、2016年7月に法人を設立し、代表に就任する。
個人事業主時代の担当クライアント数は約30件、トータルで1万件のメールによる顧客対応業務の実績あり。
現在も常時、数十件の企業・事業主様より事務代行サービスをご活用いただいている。

お客様が必要とするスキルを持ち、なおかつお客様と人としての相性がいいスタッフのマッチングを独自のシステムを使って実現しています。
プライベートでは夫と娘、息子の4人家族です。

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