事務代行会社に事務作業を依頼する具体例 – 個人事業主やひとり社長の場合

事務代行会社に事務作業を依頼する具体例 - 個人事業主やひとり社長の場合
ひとり社長や個人事業主といった、ひとりで事業を展開している方が事務代行や秘書代行を依頼するケースをこの数年でよく見かけるようになりました。
事務作業をアウトソーシングした方からは

  • 自分にとって苦手な業務を事務代行のプロに依頼することで、お客様の満足度が向上した
  • 単純な作業を外注することで煩わしさがなくなり、時間の余裕が生まれた
  • 忘れてはいけないが誰がしても問題のない仕事を任せることで、自分でなければならない仕事に集中できるようになった

このような言葉が聞かれます。

とは言え「じゃあ、自分も事務代行や秘書代行を依頼しよう!」とはなりません。
少なくとも

  • 何を頼めばいいのか?
  • 料金設定はどのようになっているのか?

この2点が明確にならなければ、問い合わせするのでさえ二の足を踏むのが現状です。
そこで、「代表の場合」ということで、事務代行・秘書代行の活用法と料金を例示します。

SNS運用(運営)は、業務の8割以上を事務代行に依頼

代表は個人名義のSNSとして、Facebook(フェイスブック)とTwitter、LINE(ライン)を利用しています。
また、SNSとは性質が違いますが、個人のメディアとして2本のブログ(はてなブログとアメブロ)も運営しています。
その中で自身の手で運営・運用しているのは、LINEとはてなブログのふたつ。
理由はLINEは最近立ち上げたばかりでどのように使っていくのかの方向性がまだ決まっていないから、はてなブログは代表の書き下ろしを1日1回投稿しているため事務代行が不要だからです。

ですが、運営の方針が決まっていて代表がする必要のない作業が大半の、FacebookとTwitterは事務代行に運用のかなりの部分を任せています。
何を依頼しているのか、というと

【Twitter】

  • 指定した条件に合ったアカウントを自分で探した上で、フォローリクエストを出す(1日あたり20~30件)
  • もらったフォローリクエストに対して、指定した条件に合ったアカウントのみ承認する(作業が発生する日としない日あり)

【Facebook】

  • もらった友達リクエストに対して、指定した条件に合った人のみ承認してフォローを外す(1日あたり約20件)
  • 届いたメッセージをすべて開封して代表からの返信が必要なもののみ報告、それ以外はアーカイブする(1日あたり5件から10件)

このような業務が主な依頼内容です。
すべてを同じ方が担当しているのではなく得意な部分を委託する分業制で作業していただくことで、効率的で質の高い事務サービスを提供してもらっています。

この内容で料金の合計額として「3.5万円 / 1ヶ月」の設定です。

出張に伴って発生する移動や宿泊の手配は、100パーセント秘書代行に依頼

代表の持つ別事業としてセミナー事業部があり、代表自らが登壇しています。
北は北海道から南は九州・鹿児島までが営業エリアなので、必然的に移動と宿泊を伴う出張が多い状態です。

自宅が香川県にある代表の、2017年上半期のスケジュールを見てみると

  • 1月:大阪・名古屋(2泊3日)、名古屋・熊本・鹿児島(3泊4日)
  • 2月:東京・静岡(2泊3日)、大阪(2泊3日)
  • 3月:東京(2泊3日)、徳島・広島(1泊2日)
  • 4月:東京(2泊3日)、東京・千葉(2泊3日)
  • 5月:福岡・大分(2泊3日)、広島・大阪(2泊3日)、東京・岡山(2泊3日)
  • 6月:東京・埼玉・千葉(2泊3日)、大阪・札幌(3泊4日)

という状態です。
出張に出向くたびに移動と宿泊、会場の手配が必要なのですが、代表はこれらの業務を非常に苦手としています。
そこで、これらの業務に長けている秘書に代表が不得手なこれらの手配をすべて任せるようにしたのが2013年のこと。
必要以上の時間をかけてミスを繰り返しながら行っていたストレスの多い状態から解放され、非常に楽になったことを今でもよく覚えています。

こちらの方は私とオフィスで会うことはなく、出張の予定が決まり次第、チャットワークを介して手配を依頼しています。
代表は好きなタイミングで依頼ができ、秘書側も自身の手が空いている時に業務を行うこの形は、お互いの時間を拘束されない新しいスタイルのオンライン秘書。
今後、ますます広まっていく秘書代行の形態です。

以上の業務で「5万円 / 1ヶ月」の設定。
ホテルや飛行機、会議室の手配に頭を悩ませている方にぜひ検討していただきたい、秘書代行の利用法です。

まとめ

事務代行会社に事務作業を依頼する具体例 - 個人事業主やひとり社長の場合
今回は代表の実例として、依頼している業務内容と料金をご説明しました。
「自分が頼むなら、どうするのか?」の、具体的なイメージが沸いてきたのではないかと思います。

代表はフリーランスの事務代行を利用しています。
ですが、フリーランスの事務代行に直接依頼することは、おすすめしません。
その理由は「フリーランス」とはひとりで事業を行っているからです。
フリーランスの事務代行・秘書代行を経験した立場から、メリットとデメリットを語る

フリーランサー本人に何かがあった時は、即刻業務に支障が発生します。
代表がフリーランスの事務代行に直接仕事を発注している理由は、在宅での事務代行を始める方法を教える事業部を持っており、代わりの人員の見通しが常にあるからです。
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めんどうだがしなければいけない事務作業が、あなたのお手元にはないでしょうか?
事務代行・秘書代行にそれらの作業をアウトソーシングすることで、それまで単純な作業や雑務に使っていた「1日1時間」を別の仕事に使えるようになります。
自分でなくても構わない業務を委託することで、持っているリソースをご本業に集中させる。
これこそが、ひとりで事業を行っている社長さんや個人事業主が業績を大きく伸ばすキーポイントなのです。

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あなたのご要望に合った業務内容をご提案いたします。

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