事務代行において、ひとりでできる作業量であっても複数のスタッフが必要である重要な理由とは?

事務代行において、ひとりでできる作業量であっても複数のスタッフが必要である重要な理由とは?
この数年で、フリーランスの事務代行が一般的になってきています。
自力で営業をしてお客様と契約する個人事業主もいれば、クラウドソーシングの形でお客様を探すフリーランスもいます。
フリーランスの事務代行の魅力は、なんといっても料金の安さ。
そのお得さに惹かれて、導入を検討した方もいらっしゃるのではないでしょうか?

ですが、彼らはあくまでもひとりきりで仕事をする存在。
本人が病気になる、ケガをするなど、不測の事態が発生した際にはその日から事務作業が止まる可能性が多分にあります。
そのような不安定な存在であるフリーランスの事務代行に、果たしてあなたの事業において重要なパーツである事務作業を任せてしまってもいいのでしょうか?

その点、当社ではフリーランスの事務代行に依頼するのと同じ程度の気軽さで、手厚いサポート体制を整えています。
中でも特に力を入れているのが、お客様を担当するスタッフは必ず複数であること。
あなたの事務作業を担当する当社のスタッフは、こちらの3種類です。

営業マネージャー

お客様から問い合わせがあった際に最初の窓口となるのが、営業マネージャーです。
お問い合わせフォームにてお客様からご連絡いただいた時から契約が終了するまでのすべてに渡って、営業マネージャーはお客様に寄り添っていきます。

担当業務は

  • お問い合わせいただいた際の初回ヒアリング
  • 業務内容を設計、提案する
  • 契約とお支払いに関する、すべての窓口
  • お客様専属の業務メイン担当と業務サブ担当(後述します)をコーディネートする
  • 業務メイン担当からの報告に対して、必要な対応を行う

事務代行の業務内容に精通し、事務面におけるお客様のよき相談相手になる。
それが、アージュスタイルの営業マネージャーです。

事務代行スタッフその1:業務メイン担当

お客様の業務を取り仕切るメインの担当者が、業務メイン担当です。
担当する主な役割は

  • 業務遂行担当が、指示通りに作業を進めているかを管理・監督する
  • 作業の進捗状況に問題がある場合など、業務サブ担当の変更が必要な際に営業マネージャーに報告する
  • お客様から業務内容の追加や変更のご希望があった際に、ご要望をお伺いして営業マネージャーに報告する

お客様の業務が滞りなく進行しているのかを管理し、何か問題があった際の初期対応を行うのがその役割。
アージュスタイルと事務代行をご契約いただいた際に最も接する機会が多いのが、業務メイン担当です。

事務代行スタッフその2:業務サブ担当

事務作業を行う現場に最も近い担当者が、こちらの業務サブ担当です。
お客様からご依頼いただいた事務作業を実際に行います。

業務サブ担当については、スタッフ当人の持つ能力別に

  • セミナー事務局窓口
  • セミナー当日の現場サポート
  • ワードプレス運用代行
  • ブログ運用代行
  • SNS運用代行
  • ライティング
  • 社内外で必要とする各種書類の作成
  • データ入力

このように細かく分かれており、お客様のご要望に合ったスタッフをひとり、または複数コーディネートします。

お客様と直接接する機会は少ないですが、事務代行における縁の下の力持ち。
ご依頼いただいた業務を、日々確実に遂行するのが業務サブ担当の役割です。

複数のスタッフが担当としてかかわるメリット

複数のスタッフが担当としてつく最大のメリットは、担当スタッフの誰かがいなくなってもすぐに他の担当が作業を交代できることです。
さらに、業務サブ担当については常に複数のスタッフを抱えており、たとえひとりが抜けてもすぐに代替要員を補充できる体制を整えています。
また、営業マネージャーは業務メイン担当、および業務サブ担当を兼ねることができる者のみとし、不測の事態に備えています。

さらに、すべての業務メイン担当、および業務サブ担当が在宅勤務であることを生かし、居住エリアが離れたスタッフ同士をコーディネートします。
住まいが離れた複数のスタッフでお客様の事務作業を担当するスタイルも、当社の大きな特徴でありメリットです。

昨今、日本全国にて天災が多発しています。
「まさか、こんな所で」と思われることも多いのではないでしょうか。
このような状態の中で、お客様のお住まい近くでは何も起きないという保証はないというのが現状です。
その際に初期段階で迅速に行動できるのが、天災の起きたエリア外に住む事務スタッフ。
必要な事務処理を素早く行うことができるのが、居住地が離れたスタッフが事務作業を担当するメリットです。

「あなたの業務を知っている者が必ず複数存在し、不測の事態が起きた際のリカバリーが早い」
これがアージュスタイルの事務代行です。

まとめ

事務代行において、ひとりでできる作業量であっても複数のスタッフが必要である重要な理由とは?
こちらのページでは、アージュスタイルの事務代行における担当スタッフについてまとめました。
いかがだったでしょうか?

社員をひとり雇用するより、必要なスキルを持つ事務代行を、必要な分だけ利用する。
会社の事務部門におけるスタッフ確保は、正社員を採用するのではなくアウトソーシングを活用する傾向がより強くなっています。
このような時代の流れの中で、「どの業者に、何を依頼するのか?」を決めるのは、小規模企業においては社長さんの役目ではないでしょうか。

ですが
「考える時間がない」
「どうすれば事務代行業者に、スムーズに業務を依頼できるのか?」
こういった社長さんの声を、数多く耳にします。

そんなお悩みを持つあなたにピッタリなのが、アージュスタイルの事務代行。
初期段階のヒアリングから日々の業務まで、すべてを丸ごとサポート!
売上を生まない事務作業の負担を減らして自社のメイン業務に集中したいとお考えの方は、ぜひお問い合わせください。
 

 

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