打ち合わせや待ち合わせ場所を、メールで具体的に説明する方法

打ち合わせや待ち合わせ場所を、メールで具体的に説明する方法
ビジネスでメールを書く時、相手の方にお越しいただくために

  • 待ち合わせする場所
  • 商談場所
  • 自社の所在地

このように「場所はここです」を伝える必要性はよくあります。
場所を表す情報としては

  • 場所に付けられた名称(公共の施設や駅、ランドマークやビル名など)
  • 目的地に至るまでの地図
  • 住所

以上が一般的に利用されているのですが、どの情報があればあなたは確実に目的地にたどり着けるでしょうか?

移動するために必要な情報は、人によってまったく違う

「あなたは地図を読むことができますか?」
この質問に対する、あなたの答えはどのようになりますか?

  • はい、目的地にちゃんと行けます
  • 分かりやすい地図であれば大丈夫ですが、大まかな情報だけだと難しいです
  • いいえ、地図を読むことが苦手なので、地図だけでは迷子になります

このようにバラバラであるのは、たぶんお分かりかと思います。

ちなみに、「私」こと、アージュスタイル代表・山田の答えは3番目のもの。
地図から情報を読み取ることが非常に苦手で、これだけでは目的地がどこなのかはもちろん、現在の自分がどこにいるのかさえ分かりません。
私のような人間にとって、地図情報などまったく役に立たないと言えます。

にもかかわらず、地図から情報を読み取れる方は「地図くらい、誰でも理解することができる」と、思い込みがち。
結果として、私のように地図が使えない人にとっては不親切な説明になっているケースがよく見られます。

では、何に関する情報を、どのように記載すれば、誰にとっても情報として利用できる書き方になるのでしょう?

誰でも確実に目的地に行くことができる、情報の書き方

メールを利用したセミナー事務の代行を長く手がけてきた私には、不特定多数の方に対して「開催場所をメールで説明する」という機会がよくありました。
その際の経験から、「このようにすれば、メールで確実に場所を説明できる」というポイントは3つあることが分かっています。

ここでは、「東京ドーム」を例に挙げて説明します。

名称はすべて併記する

場所に何らかの名称がある場合は、正式名称を必ず記載します。

たとえば「東京ドーム」と聞いて、あなたは何を連想したでしょうか?
大半の方は野球場を思い浮かべますが、野球場に併設されているホテルや遊園地など、他の施設を思いつく方もいらっしゃいます。
なので、「東京ドーム」と並行して「東京ドームとは野球場を指しているのだ」という説明をさらに書き加えます。

メールを読む方が誤解することのないよう、細かく説明を入れるのがポイントです。

地図情報を記載する際に見るべきポイント

地図を読むことができる方にとっては、分かりやすい地図情報やアクセスマップがメールの文中に書かれていることが何よりも大切です。
東京ドームの公式サイトにあるアクセスマップを見てみましょう。

リストの上から下に行くに従って、より詳細な情報となっています。
どこについての情報を伝えたいのかによって採用する地図情報を変えるのが、分かりやすい説明になるかどうかのポイントです。

そして、公式サイトの地図情報が分かりにくいという場合が、残念なことによくあります。
あなたの目から見て「これではたどり着けない」と判断した際はGoogleマップの地図URLを利用するなど、正式に公開されている情報にこだわらないことも見逃せないポイントです。

住所もしっかり記載する

正式名称や地図情報があれば目的地に移動することができる可能性はグンと上がりますが、住所もきちんと記載しましょう。
住所情報が必要とされるシーンとして

  • スマートフォンの地図アプリを使う
  • マイカーやタクシーでカーナビを利用する

これらがあげられます。
特に地図アプリを活用する方がスマートフォンの普及に伴って急上昇しているので、住所情報の重要性は数年前より増していると言えます。

まとめ

打ち合わせや待ち合わせ場所を、メールで具体的に説明する方法
今回お伝えした、場所の情報を誰にでも分かりやすく説明する方法のひとつひとつは、どれも難しくはありません。
とは言え、ほんの少しの気配りだけでグッと伝わりやすく、後から問い合わせが来ない書き方ばかりです。
すぐに採用することができるテクニックに絞ってご紹介したので、ぜひ取り入れてみてください。

メールの文面だけで目的地が読み手に伝わる高度な秘訣は、実は他にもたくさんあります。
「きちんと説明した」と思っているにもかかわらず「場所が分からない」という問い合わせが多くて困っている方は、ぜひ弊社にご一報を!
相手の方に確実に分かってもらえる場所の説明を、あなたに代わって私達がメールで返信します。

投稿者プロフィール

山田 亜希子
合同会社アージュスタイル・代表。

ベンチャー企業や小規模事業者向け事務代行サービスに2010年より従事、2016年7月に法人を設立し、代表に就任する。
個人事業主時代の担当クライアント数は約30件、トータルで1万件のメールによる顧客対応業務の実績あり。
現在も常時、数十件の企業・事業主様より事務代行サービスをご活用いただいている。

お客様が必要とするスキルを持ち、なおかつお客様と人としての相性がいいスタッフのマッチングを独自のシステムを使って実現しています。
プライベートでは夫と娘、息子の4人家族です。

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