セミナー事務局代行は、大量のメール処理に時間を奪われる講師の強い味方

セミナー事務局代行は、大量のメール処理に時間を奪われる講師の強い味方
セミナー講師をしていると、受講者からのメールはつきものです。
その内容は緊急度の高いすぐに返信する必要があるメールから返答の必要さえないもの、またはクレームまで。
「種々雑多な連絡がまとめて受信ボックスに入ってくる」
これがセミナー講師の日常です。

ところで、あなたがセミナー講師であるならば

  • 1通ずつ目を通さなければいけない
  • 返信もまた、1通ずつしかできずに時間がかかる

メールの返信にうんざりしてはいませんか?
返事を出しても1円にもならないメールを書きながら「この時間を、もっと他のことに使いたい!」と思ってはいませんか?

メール返信を変えて、あなたのセミナーを差別化する

「私」こと、アージュスタイル・代表の山田はセミナー事務局代行を専門に行っていた時期が長く、セミナーの受講が趣味のひとつです。
なので、これまでに数十人の講師からセミナーを受講してきました。
セミナー事務局を代行するという仕事柄、セミナー講師から頂くメールには注意を払っています。

セミナー事務局から送られてくるメールが持つ、共通の問題点

その中で特に気になるのが

  • 冒頭に「○○様」という宛先がなく、いきなり本文が始まっている
  • 名前の表記を間違えている
  • まるで友達にメールを送っているかのような言葉遣い
  • まとまりがなく、何を言いたいか分からない文面
  • メールの最後に署名がなく、発信元が分からない

こういった、ビジネスマナーを知らないことが一発で分かるお粗末なメールが大半であるということ。
「この講師は大丈夫か?」とメールをもらった相手は不安だろう、と感じる機会が非常に多いです。

これまでにセミナー講師やセミナー事務局から来たメールで「これなら大丈夫」と思えるものは、ほぼゼロ。
それくらい、メールに対して何らかの不備があるセミナー講師や事務局が存在すると言えます。

同業他社が知らない「感じのよいメールの文面」で差別化する

ですが、逆に言えば「分かりやすく、親切な文面にしよう」とほんの少しの気を配るだけで、簡単に差別化ができるということでもあります。

具体的には

  • 変換ミスのないよう確認した上で、「○○様」と宛先からメールを書き始める
  • ビジネスメールのマナーに乗っ取った、きちんとした体裁で書く
  • 書くべきことをあらかじめまとめた上で、本文を書き始める
  • メールの署名欄は定型文として自動的に挿入されるようにしておく

このような気配りです。

どれも簡単なことばかりですし、すぐに取り組むことができるはずです。

開催場所の表記については、具体例をこちらにまとめてあります。
「場所はどこですか?」という問い合わせが多いセミナー講師やセミナー事務局を担当する方は、どこかに問題があるかもしれません。
チェックを兼ねて、ぜひご覧ください。

LINEやチャットアプリは、メールに取って代わるのか?

ここ10年ほどの傾向として、メールに代わって各種チャットツールが台頭してきました。
個人がプライベートで利用するチャットの一例としては

  • LINE
  • Skype
  • Facebook
  • Twitter
  • Instagram

これらがよく知られています。
中にはチャット以外の目的がメインとされるアプリもありますが、「個人的なやり取りはこれで十分」といった感じでメールの代用として使われています。

セミナー事務局が使う連絡手段として、LINEは不適切

とは言え、セミナー講師やセミナー事務局がメール以外の連絡手段を利用するのはおすすめしません。
その理由は「誰もが利用しているインターネット上の連絡手段は、メールしかない」から。
先ほど記載したチャットツールの中で私が日常生活で利用しているのはLINEとFacebookのみであり、他のツールはほぼ利用していません。

受講者からの連絡を受け付ける窓口が増えれば増えるほど、事務負担は加速度的に増えていきます。

  • Aさんはメールで
  • BさんとはLINEを利用
  • Cさんは普段はメールだけれども、たまにFacebookからも連絡が来る

このように通信手段がバラバラだと、返信が必要な連絡が漏れてしまう原因になります。

メールこそセミナー事務局にふさわしく、ミスの出ない連絡手段

また、メールはビジネスシーンで利用されてきた実績があり、LINEを始めとした各種チャットツールが持たない「オフィシャル感」があります。
言い換えると、受け取った方にきちんとした印象を与える連絡方法であるということです。
この性質を持つメールは、時に何十万、何百万といった高額な金銭のやり取りが発生するセミナー事務で利用するツールに適していると言えます。

さらに、つまらないミスを増やす最も有効な手段は「連絡窓口はひとつにする」です。
「あれも、これも」と確認ポイントが多いとミスにつながりやすいのは、あなたも簡単に想像がつくでしょう。
先ほど例にしたAさん、Bさん、Cさんのいずれも、メールアドレスのひとつやふたつは持っているはずです。
この「所持率が圧倒的に高い」という特徴も、現時点で窓口として適切なのはメールであるという理由。

つまり「メールという通信手段が他の何かに取って代わられることは、当面の間はない」ということです。

まとめ

セミナー事務局代行は、大量のメール処理に時間を奪われる講師の強い味方
毎日のメールチェックは、セミナー講師にとって多大な負担であります。
外回りが多いセミナー講師にとってデスクワークであるメール対応が苦痛で苦手であるというケースを、私はもう何回も見てきました。
また、セミナー講師の本来の役割はセミナー当日に登壇することであり、セミナー事務局の運営ではありません。

 
セミナーを実施するのは楽しいけれども

「メールの仕事は、誰かに任せてしまいたい」
「でも、お客様対応は自分でしなければいけないのではないか?」

このように迷っている方におすすめなのが、弊社のセミナー事務局代行サービス。
導入延べ実績30件余り、これまでに1万人のメール対応を代行してきた私が率いるセミナー事務局スタッフが、あなたに代わって大切なお客様へのメール返信を代行いたします。

 
メール返信について

  • 返答内容は決まっているけれども、きちんとしたメールの文面を書くのが苦手
  • メールチェックをする時間があるのなら、その時間をセミナー開催など他の仕事に使いたい
  • 毎日やって来る大量のメールのうち返信が必要なものはごく少数であり、チェックする時間がもったいない

こういった状況の方は、まずはお問い合わせを。
あなたの現状に合った事務フローを構築し、私をはじめとした弊社の精鋭スタッフが事務局としてあなたをバックアップします。

投稿者プロフィール

山田 亜希子
合同会社アージュスタイル・代表。

ベンチャー企業や小規模事業者向け事務代行サービスに2010年より従事、2016年7月に法人を設立し、代表に就任する。
個人事業主時代の担当クライアント数は約30件、トータルで1万件のメールによる顧客対応業務の実績あり。
現在も常時、数十件の企業・事業主様より事務代行サービスをご活用いただいている。

お客様が必要とするスキルを持ち、なおかつお客様と人としての相性がいいスタッフのマッチングを独自のシステムを使って実現しています。
プライベートでは夫と娘、息子の4人家族です。

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