大量にやって来るメール処理に時間を取られているセミナー講師には「セミナー事務局代行」という選択肢があります

大量にやって来るメール処理に時間を取られているセミナー講師には「セミナー事務局代行」という選択肢があります
セミナー講師をしていると、受講者からのメールはつきものです。
その内容は緊急度の高いすぐに返信する必要があるメールから返答の必要さえないもの、またはクレームまで。
「種々雑多な連絡がまとめて受信ボックスに入ってくる」
これがセミナー講師の日常です。

ところで、あなたがセミナー講師であるならば

  • 1通ずつ目を通さなければいけない
  • 返信もまた、1通ずつしかできずに時間がかかる

メールの返信にうんざりしてはいませんか?
返事を出しても1円にもならないメールを書きながら「この時間を、もっと他のことに使いたい!」と思ってはいませんか?

メール返信を変えることでできる、あなたのセミナーを簡単に差別化する方法

代表はセミナー事務局代行を専門に行っていた時期が長く、セミナーの受講が趣味のひとつです。
なので、これまでに数十人の講師からセミナーを受講してきました。
セミナー事務局を代行するという仕事柄、セミナー講師から頂くメールには注意を払っています。

セミナー講師・セミナー事務局から送られてくるメールが持つ、共通の問題点とは?

その中で特に気になるのが

  • 冒頭に「○○様」という宛先がなく、いきなり本文が始まっている
  • 名前の表記を間違えている
  • まるで友達にメールを送っているかのような言葉遣い
  • まとまりがなく、何を言いたいか分からない文面
  • メールの最後に署名がなく、発信元が分からない

こういった、ビジネスマナーを知らないことが一発で分かるお粗末なメールが大半であるということ。
「この講師は大丈夫か?」とメールをもらった相手は不安だろう、と感じる機会が非常に多いです。

これまでにセミナー講師やセミナー事務局から来たメールで「これなら大丈夫」と思えるものは、ほぼゼロ。
それくらい、メールに対して何らかの不備があるセミナー講師や事務局が存在すると言えます。

同業他社が行っておらず、すぐに改善可能な「メールの文面」が差別化ポイント

ですが、逆に言えば「分かりやすく、親切な文面にしよう」とほんの少しの気を配るだけで、簡単に差別化ができるということでもあります。
具体的には

  • 変換ミスのないよう確認した上で、「○○様」と宛先からメールを書き始める
  • ビジネスメールのマナーに乗っ取った、きちんとした体裁で書く
  • 書くべきことをあらかじめまとめた上で、本文を書き始める
  • メールの署名欄は定型文として自動的に挿入されるようにしておく

このような気配りです。
どれも簡単なことばかりですし、すぐに取り組むことができるはずです。

開催場所の表記については、具体例をこちらにまとめてあります。
「場所はどこですか?」という問い合わせが多いセミナー講師やセミナー事務局を担当する方は、どこかに問題があるかもしれません。
チェックを兼ねて、ぜひご覧ください。

LINEやチャットアプリは、メールに取って代わるのか?

ここ10年ほどの傾向として、メールに代わって各種チャットツールが台頭してきました。
個人がプライベートで利用するチャットの一例としては

  • LINE
  • Skype
  • Facebook
  • Twitter
  • Instagram

これらがよく知られています。
中にはチャット以外の目的がメインとされるアプリもありますが、「個人的なやり取りはこれで十分」といった感じでメールの代用として使われています。

LINEはセミナー事務のメインツールとして、適切なのか?

とは言え、セミナー講師やセミナー事務局がメール以外の連絡手段を利用するのはおすすめしません。
その理由は「誰もが利用しているインターネット上の連絡手段は、メールしかない」から。
先ほど記載したチャットツールの中で代表が日常生活で利用しているのはLINEとFacebookのみであり、他のツールはほぼ利用していません。

受講者からの連絡を受け付ける窓口が増えれば増えるほど、事務負担は加速度的に増えていきます。

  • Aさんはメールで
  • BさんとはLINEを利用
  • Cさんは普段はメールだけれども、たまにFacebookからも連絡が来る

このように通信手段がバラバラだと、返信が必要な連絡が漏れてしまう原因になります。

メールという通信手段は相手に信頼感を与え、返信漏れを防止する

また、メールはビジネスシーンで利用されてきた実績があり、LINEを始めとした各種チャットツールが持たない「オフィシャル感」があります。
言い換えると、受け取った方にきちんとした印象を与える連絡方法であるということです。
この性質を持つメールは、時に何十万、何百万といった高額な金銭のやり取りが発生するセミナー事務で利用するツールに適していると言えます。

さらに、つまらないミスを増やす最も有効な手段は「連絡窓口はひとつにする」です。
「あれも、これも」と確認ポイントが多いとミスにつながりやすいのは、あなたも簡単に想像がつくでしょう。
先ほど例にしたAさん、Bさん、Cさんのいずれも、メールアドレスのひとつやふたつは持っているはずです。
この「所持率が圧倒的に高い」という特徴も、現時点で窓口として適切なのはメールであるという理由。

つまり「メールという通信手段が他の何かに取って代わられることは、当面の間はない」ということです。

まとめ

大量にやって来るメール処理に時間を取られているセミナー講師には「セミナー事務局代行」という選択肢があります
毎日のメールチェックは、セミナー講師にとって多大な負担であります。
外回りが多いセミナー講師にとってデスクワークであるメール対応が苦痛で苦手であるというケースを、代表はもう何回も見てきました。
また、セミナー講師の本来の役割はセミナー当日に登壇することであり、セミナー事務局の運営ではありません。

 
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  • 返答内容は決まっているけれども、きちんとしたメールの文面を書くのが苦手
  • メールチェックをする時間があるのなら、その時間をセミナー開催など他の仕事に使いたい
  • 毎日やって来る大量のメールのうち返信が必要なものはごく少数であり、チェックする時間がもったいない

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