事務代行・秘書代行をフリーランスとして従事した経験から、フリーランス事務代行のメリットとデメリットを語る

フリーランス事務代行・秘書代行の経験から、メリットとデメリットを語る
今でこそ会社として事務代行・秘書代行を行っていますが、代表は5年ほどフリーランス(個人事業主)として事務代行を請け負っていました。
その時に担当していた主な業務は

この3つ。
地方在住だったためインターネットが仕事場で、ほぼすべての業務をインターネット上・オンラインにて行っていました。

そして、事務代行・秘書代行を手掛けていた2015年までと比較して実感していることは「フリーランスの事務代行が増えた」という事実。
特に主婦層が増えたことが目立っています。
また、この頃から「仕事が忙しくなってきたので、フリーランスの事務代行を頼もう」と気軽に問い合わせる傾向も見られるようになりました。
もしかしたら、このページをご覧になっているあなたも導入を検討中かもしれませんね。

そこで、フリーランスの事務代行・秘書代行として請負件数が30件ほどの実績がある代表の視点から見た、フリーランスの人に事務代行や秘書代行を依頼する際のよい点と注意点をこれからお話ししていきます。
メリットとデメリット双方をしっかり押さえておくことで、

  • フリーランスの事務代行・秘書代行で十分だ
  • やっぱりちゃんとした事務代行会社に依頼しよう

という判断材料にしてください。

フリーランス事務代行・秘書代行のメリット

まずはフリーランスの事務代行・秘書代行に仕事を依頼するメリットからお話しします。
個人事業主ならではのフットワークの軽さが、売りポイントです。

料金が安い

「フリーランス」ということは、基本的にはひとりですべての業務を行います。
人件費や手数料、中間マージンが発生しないことから、同じ業務を依頼するなら料金設定は低い場合が多いです。

フレキシブルに対応してもらえる

小回りが利くのもフリーランスの持つ大きなメリットです。
先ほど書いた料金面はもちろんですが、請け負う業務内容も「できることなら、何でもお引き受けします」というスタイルのフリーランサーも多いのが特徴です。
会社で決められた業務内容や契約内容に縛られることなく、フリーランサー本人の意思ひとつでやるかどうかを決めています。

その結果、「困った時は何でも依頼できる」という快適さを手に入れやすいのが、フリーランスの事務代行を依頼する利点とも言えるでしょう。

フリーランス事務代行・秘書代行のデメリット

ひとりきりで仕事をするのがフリーランスの働き方。
最近では複数人でグループとして仕事を請け負うフリーランサーも増えましたが、会社組織ほどかっちりとしていない、ゆるやかなつながりに過ぎません。
そのため、フリーランスの事務代行・秘書代行に業務を依頼する際は「この人がいなくなったら」を常に考えなければいけません。

急に業務に支障が出ることがある

フリーランスに仕事を依頼するデメリットとして真っ先に挙げられるのが、フリーランサー本人に病気やケガなど「突発的な何か」があった際のことです。

依頼していた業務を引き受けてくれる誰かを自分で探す羽目になったという話はしょっちゅう聞きますし、代表自身も外注スタッフからの「妊娠しました、辞めさせてください」という連絡に、何度も痛い目に遭いました。
ひとりで仕事をするのがフリーランスという働き方なので、「どれだけリスク管理ができているのか?」は依頼する側とフリーランサー両方に問われます。

代表自身の体験から、弊社では1件の顧客に対して複数のスタッフで担当する体制を取っています。

能力差が非常に大きい

もうひとつのフリーランスに仕事を頼むデメリットは、各人の持つスキルに大きな差があることです。

「事務代行をしています」という同じ看板を掲げていたとしても、実際に何ができるのかは依頼してみないと分からないというのが実態。
ここでも「頼んでみたが業務を完遂できなかった」というトラブルが、実際に発生しています。

なので、弊社ではオリジナルの教育システムを完備しており、代表の審査に合格した者のみを事務代行・秘書代行のスタッフとして採用しています。

フリーランス事務代行・秘書代行の注意点

ここ数年の主婦によるフリーランス事務代行・秘書代行業への進出により、様々な問題点が出てきています。
「事業とは何か?」を知らない人にあなたの大事な業務を依頼して「しまった」と後悔する前に、ぜひご覧ください。

仕事に対する意識が低い主婦層が多い

先ほども書いた通り、主婦層の増加がここ近年の目立った動きです。
パソコン1台あればすぐにスタートできる気軽さが、自宅にいながらにして何かの形で働きたい主婦のニーズに合っているようです。

なのですが

  • ホームページを持っていない
  • ホームページ上で氏名や住所など、身元を明らかにしていない
    (フリーランスの事務代行・秘書代行のうち、7割から8割は偽名で仕事をしています)
  • 契約の交わし方を知らなかったり、契約を交わすことを嫌がる
  • 急に「子供が熱を出したので、今日は休みます」と、勝手に休暇を取る

など、信用に値しない人が多く見受けられます。

さらに、女性は妊娠や出産の可能性があったり配偶者の転勤など、状況の変化に伴って一定期間業務を行うことができなくなる可能性があることにはお互いに注意しなければいけません。

業務範囲を逸脱する場合がある

「お客様から言われたことは、すべて作業すればいい」という意識を持っている人も多いです。
業務を行うにあたって必要な知識が不足しているために、あなたが不利益を被る場合があります。

代表がよく聞くケースが「確定申告をフリーランスの事務代行がすべて代行してしまった」というもの。
これのどこが問題なのかは事業をきちんと運営している方なら誰でも知っていることですが、「確定申告の代行を行うためには資格が必要」ということすら知らないフリーランスの事務代行・秘書代行が後を絶ちません。

提案能力が著しく低い

「お客様から言われたことは、すべて作業すればいい」に関連して、注意点がもうひとつあります。
それは、事務代行・秘書代行としてお客様の抱える業務のどの部分を代行すればいいかを見分けるスキルを持たないフリーランスの事務代行・秘書代行が非常に多いことです。
その結果、本来は代行してもらう必要のない作業の料金を無駄に支払ってしまった、というケースが多発しています。

きちんとした事務代行・秘書代行であるかどうかを見分けるポイントは「ヒアリング力」です。

しっかりヒアリングができるかどうかは一度会って話せば見当がつきますので、事務代行・秘書代行の依頼を検討している方は、オンラインの画像越しではなく本人に直接会ってから依頼先を決定することをおすすめします。

まとめ

フリーランス事務代行・秘書代行の経験から、メリットとデメリットを語る
フリーランスという形で事務代行・秘書代行を行ってきた当事者として、現場サイドから見たフリーランス事務代行のメリットとデメリット、注意点をまとめました。
フリーランスにはフリーランスの良さがあり、また注意するべき点もあること、そして事務代行・秘書代行会社に依頼する際にも良い点と注意点があることがお分かりいただけたでしょうか?

「事務代行・秘書代行」フリーランスと法人の比較
フリーランス事務代行アージュスタイルの事務代行
 料金が安い 依頼内容に見合った料金
 依頼にはフレキシブルに対応 契約内容に基づいた対応
× 代替要員が不在 代替要員を常に確保
 持っている能力が不明 独自の教育システムを導入
× 責任の所在が不明瞭 責任の所在が明確
× 無資格で業務を行うことあり 必要に応じて有資格者を紹介
× 業務への提案能力が低い ご要望に即した、高い提案能力

弊社では「フリーランスの身軽さと、事務代行会社しての責任を同時に持つ」というスタイルの事務代行・秘書代行を行っています。
あなたのために、きめ細やかな対応を万全の態勢で行うことをお約束します。
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