セミナーのキャンセルを確実に減らす3つの方法・対策

セミナーのキャンセルを確実に減らす3つの方法・対策
事務代行・秘書代行という事業を代表が始めたきっかけは、とあるセミナー講師の事務局を引き受けたからでした。
その後、様々なご縁をいただき、通算で30件ほどのセミナー事務局運営に関わりました。

数多くのセミナー事務局を見ていると、講師さんによって事務作業の進め方は千差万別。
セミナーで取り扱う内容はバラバラですし、お客様層もまちまちです。
なので、基本的にはそれぞれの事務局に合わせたオーダーメイドで事務作業を行っています。

とは言え、どの講師さんにも共通した悩みというものもたくさんあります。
その中から、今回は「キャンセルを減らすにはどうしたらいいのか?」を取り上げます。

セミナーはなぜキャンセルされるのか?

セミナーがキャンセルされる理由にはいろいろな内容がありますが、大きく分けると

  • すでに予定が入っているにも関わらず、うっかり申し込んでしまった
  • 自分が思っていた日時や場所と違っていた
  • セミナーに申し込んだ後に、外せない用事が入ってしまった
  • 当日、または当日近くになって、自身や家族の体調不良など突発的な出来事が起きた

この4つです。
申し込んだお客様にとっては、どの理由も「致し方ない」と思えるものばかりです。

とは言え、セミナーを開催する講師としては「おいおい、それはないだろう!」と言いたくなる理由も混じっています。
たとえば「ついうっかり、申し込み」に関しては事前に予定を確認すれば分かったはずだろう、という具合です。

セミナーがキャンセルされないようにする、3つの方法

これらの理由とお客様の持つ事情を踏まえて、セミナーがキャンセルされないようにするには3つの対策があると私は考えます。

セミナーがキャンセルされない対策1:開催日時・場所を分かりやすく表記する

セミナーの募集案内ページには、いつ、どこで開催されるのかが分かりにくいページが散見されます。

たとえば

10月8日(土)7時から 一宮文化ホール・第3会議室にて

と書かれてあると

  • 今年(2017年)の10月8日は日曜だけれども、土曜になっている
  • 「7時」とは朝の7時なのか、それとも夜の7時なのか
  • 「一宮文化ホール」とは、何県にあるのだろう?

といった疑問が出てきます。

もしも、この状態で申し込みがあったとしたらどうなるでしょう?
おそらくは

  • 8日なら行けるのだけれども、7日なら行けない
  • 夜の7時なら問題ないから申し込んだのに
  • 一宮は他県だから行けません

このような理由でキャンセルが発生します。

以前に文章で場所を案内のコツをお話しした通り、少しでも分かりにくい表記があると人は迷います。
メールだけで場所を分かりやすく案内するコツ
迷ったまま申し込んで結局はキャンセルされるという結果に終わる前に、誤解を招く表記は極力避けるようにしましょう。

セミナーがキャンセルされない対策2:申し込み完了のタイミングをきちんと決める

次の対策は、どのような状態になった時点で申し込みを有効にするのかをきちんと決めることです。
「キャンセルになった」と怒ったりイライラしている講師は、たいてい申し込み完了のルールを決めていません。

これまでに携わったセミナー事務局運営の経験上、代表がおすすめするタイミングは「支払いが完了した時点」です。
お金を払うことによってセミナー受講の意思表示とみなすことで、後からキャンセルされる確率はグンと減ります。
「支払いが済んでいる、なので行かなければ損だ」という心理を利用するというわけです。

ちなみに、支払いが完了しているということはこちらからの連絡が滞りなく行われているという証拠にもなります。
特にメールは不着率が高いので、こちらから案内のメールを送ったにもかかわらず先方からすれば「まったく連絡がない」という事態が発生しやすいです。
あなたのメールが届かない原因を知る「初級編」
この理由からも、「申し込み完了は、支払いを確認した時点」がおすすめです。

セミナーがキャンセルされない対策3:あらかじめ代替日を準備する

こちらは開催日直前になってのキャンセルを防止するために有効な対策です。

生きていると何が起きるかは、まったく分かりません。
前々から楽しみにしていた予定を、前日の体調不良で中止にせざるを得なかった経験はあなたにもきっとあるでしょう。
これはセミナーに申し込んだお客様も同じです。

このような突発的な出来事に「キャンセルされた!」と腹を立てることには、何の意味もありません。
それよりも、受講する意思があったのに仕方なくキャンセルした方を何とかして救済する措置を取る方がずっと現実的です。

開催直前のキャンセルが発生しやすいセミナーを行う講師は、「キャンセルは発生するものだ」という前提で前もって代替日を準備しましょう。
「もし来られなくなったら、代わりの日を案内する」としておくだけで、キャンセル発生率は限りなくゼロに近づきます。

まとめ

セミナーのキャンセルを確実に減らす3つの方法・対策
セミナーを開催していると、どうしてもキャンセルという事態に遭遇します。
なのですが、キャンセルに対してどのように対処するのかを考えるのも、セミナー講師の仕事のうちです。
一度申し込まれたセミナーをキャンセルされるのは決してよい気分ではありませんが、業務の一環として淡々と処理するのがよいでしょう。

「どうしても、キャンセル処理をするのは嫌だ!」
「キャンセルの連絡を見るだけで不愉快」

このように感じてしまうのであれば、セミナー事務局を代行してもらうという方法があります。
冒頭でお話しした通り、代表には30件のセミナー事務局運営という実績があり、その経験に基づいて「このような時は、こうすればよい」という判断を適切に行うことができます。

「セミナー事務局はプロにお任せ」
セミナー事務局の運営にお困りでしたら、ぜひご検討、お問い合わせください。
 

 

セミナー・イベントの事務局運営は、プロにお任せ!

セミナーやイベントの事務にお困りのあなたへ

当社の事務代行で最もご依頼が多いのが、セミナーを行う企業のセミナー運営事務局の代行。
アージュスタイルの代表・山田が事務代行を手掛けるきっかけになったのはフリーランスとしてセミナー事務局を運営した経験があるからであり、セミナーやイベントの事務局運営代行は当社ならではの専門ジャンルです。

申し込みの受付から会場の手配、当日の受付スタッフ代行まで、確かな経験と豊富なスタッフで御社のご担当者様を事務局運営の雑務から解放します。
大切な御社の事務作業を、当社では複数スタッフにてサポートします!

代表・山田亜希子はこんな人。
料金表はこちらです。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です