オンライン秘書を導入する際に比較するべき3つのポイントとは?

オンライン秘書を導入する際に比較するべき3つのポイントとは?
「オンライン秘書を依頼したら、細々した業務から解放されて仕事がはかどるようになった」
このようなことを見聞きしたことはないでしょうか?

「オンライン秘書、よさそうだな」
「でも、どうやって依頼したらいいのだろう?」
「オンライン秘書には、どのような業務を依頼できるのだろう?」
「料金が高かったり、料金体系が不明瞭なのではないか?」

そうお考えの方に、こちらのページではオンライン秘書を選ぶ際に見るべきポイントを3つお話しします。
オンライン秘書の導入を検討する際に、参考にしてください。

ポイント1:何を依頼しても料金が変わらない

毎回異なる業務が依頼可能である

秘書という職種は定型の業務が少なく、場面に応じて様々な「あれをしてほしい」が発生します。
「依頼したいことがが毎回違う」ということは、事前に交わされた契約内容に沿った業務を行うのは不向きであると言えます。
にもかかわらず「契約内容はこちらなので、対応できません」となっては、せっかくオンライン秘書を導入したにもかかわらず何の意味もありません。

つまり、オンライン秘書に求められる条件として

  • 業務内容を事前に決めなくてもよい
  • 依頼できる業務の制限が少ない

これらが挙げられます。

料金体系は「完全月額制」がよい

オンライン秘書サービスには

  • 1ヶ月につき30時間まで利用可能
  • 業務ごとに所要時間が決まっており、依頼するたびに利用可能時間から減算
    例)アポイントメント調整:30分、定型の問い合わせに対する返信:10分
  • 利用可能時間が到来した時点で当月の依頼は不可、または追加料金を別に支払うことでサービス利用可能

といった、1ヶ月間の利用可能な時間数に制限を設けている事業者が、非常に多く見受けられます。

しかし、この方式を採用しているオンライン秘書サービスと契約すると

  • 今月は残り時間があと1時間しかない。今日はまだ20日だし依頼を控えておこうか…
  • もう月末なのに、まだ半分も持ち時間が残っている。来月に繰り越しができないからもったいない!
  • これは自分でやれば5分で終わるし、貴重な残り時間を使ってまでオンライン秘書に頼まなくてもいいか

といった「利用したいと感じた時に、依頼をためらうケース」が発生する原因になります。

以上をまとめると、オンライン秘書を選ぶ際には

  • 月々の料金が固定であること
  • 契約時間数の設定がなく、気兼ねなくサービスを受けられること

を念頭に置く必要があると言えます。

アージュスタイルのオンライン秘書サービスでは料金体系に完全月額制を採用し、ご依頼いただいた業務量や内容の変化による料金の変動が起こらない仕組みとなっています。
詳細はこちらをご覧ください。

ポイント2:対応可能な時間帯に制約が少ない

あなたは、いつ、オンライン秘書に業務を依頼したいと考えているでしょうか?
その時間帯が夜や休日である場合、ほぼすべてのオンライン秘書サービスにおいては翌日の朝や休日明けにならないと、あなたの依頼に対応してもらえません。
つまり、あなたの「今、してほしい」に対するタイムリーな対応が期待できない、というわけです。

しかしながら、忙しい経営者であるほど「1年365日、頭のどこかで仕事のことを考えている」ではないでしょうか?
そして、その結果として、オンライン秘書に依頼したい事柄が発生することでしょう。
にもかかわらず「営業時間外」という一言であなたの仕事がストップしてしまい、ベストタイミングを逃してしまうかもしれません。
このような事態を避けるためには、稼働時間に制約の少ないオンライン秘書サービスを選ぶことが重要なポイントとなります。

弊社のオンライン秘書サービスにおいては、「事務代行導入・無料ご相談」の際に稼働時間のイメージをお伺いしております。

 
夜間や休日の依頼が想定される場合は、その旨をお伝えください。
あなたのご希望に対応可能な担当秘書をマッチングすることが可能です。

ポイント3:担当秘書が常に同じである

オンライン秘書サービス事業者の中には、依頼をするたびに担当者が変わるシステムになっている場合があります。
都度、担当者が変わることで

  • 依頼したい業務に長けている秘書を手配してもらえる
  • 担当秘書の不在による、業務の遅延を防ぐことができる

といったメリットは確かにあります。

ですが、あなたはこれらのメリットに価値を感じているでしょうか?
「いつも違う人とコミュニケーションを取るのは面倒だ」と感じてはいないでしょうか?
これでは、せっかくのオンライン秘書をフル活用することは難しくなります。

担当者が変わらないことを望んでいるのであれば、あなた専属の担当者がいるオンライン秘書サービスを選ぶ必要があります。
弊社は小規模であることを生かし、あなた専属の担当スタッフを実現しています。
「いつもの○○さん」に、遠慮なく業務を依頼してください。

まとめ

オンライン秘書を導入する際に比較するべき3つのポイントとは?
この数年でオンライン秘書サービスを提供する事業者が増え、「オンライン秘書」が身近になりました。
あなたがこのページを訪れた理由も、オンライン秘書の導入を検討しているからではないでしょうか。

しかし、

  • 自分に合ったオンライン秘書サービスの見分けがつかず、どの事業者にも問い合わせができない
  • どのように依頼すればよいか分からずに、問い合わせをためらっている
  • 問い合わせをしたら「依頼しなければならなくなるのではないか」と不安である

と考えてしまい、オンライン秘書の導入を決めかねているのでは?

弊社のオンライン秘書サービスでは

  • あらゆるお問い合わせに対して、ベストマッチな対応が可能
  • 大まかなご依頼内容をチェックするだけで、問い合わせが完了
  • 問い合わせから「事務代行導入・無料ご相談」までは、完全無料

を実現しております。
なので、まずは気軽にお問い合わせください。
あなたの「忙しい」を解消し、雑務から解放されたワークスタイルをご提供します。

 
【参考ページ】
オンライン秘書を依頼する際のメリット、およびデメリットを以下のページにまとめてあります。
こちらのページもぜひご覧ください。

投稿者プロフィール

山田 亜希子
合同会社アージュスタイル・代表。

ベンチャー企業や小規模事業者向け事務代行サービスに2010年より従事、2016年7月に法人を設立し、代表に就任する。
個人事業主時代の担当クライアント数は約30件、トータルで1万件のメールによる顧客対応業務の実績あり。
現在も常時、数十件の企業・事業主様より事務代行サービスをご活用いただいている。

お客様が必要とするスキルを持ち、なおかつお客様と人としての相性がいいスタッフのマッチングを独自のシステムを使って実現しています。
プライベートでは夫と娘、息子の4人家族です。

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